В основе приема сотрудников на работу в какую-либо организацию лежит не только потребность, но и внутренние локальные акты, определяющие объем работы и штатную численность.
Количество работников, которое требуется предприятию для эффективного функционирования, еще на этапе создания должно быть включено в штатное расписание. Законодательство позволяет вносить изменения в этот документ, например, ввиду оптимизации кадров или иной необходимости, возникшей в процессе работы.
Можно ли внести изменения в штатное расписание или нужно создавать новое?
При формировании штатного расписания должны обязательно учитываться цели, поставленные перед компанией и объем предстоящей работы, так как именно от этих показателей зависит количество необходимых сотрудников. Еще один важным фактором является денежная сумма, выделенная на формирование окладов, размер которых не должен быть ниже, чем закрепленный в законодательстве.
Но, редко какая компания может проработать без реорганизации, сливания или иного видоизменения, ведущего к расширению зоны обслуживания или изменению вида деятельности. Подобные нововведения не могут пройти без увеличения/уменьшения объема работы, что в свою очередь может вызвать дефицит или излишек работников определенной сферы .
Специалистов, отвечающих за актуальность утвержденного штатного расписания, очень волнует следующий вопрос: какие перемены ведут к созданию нового документа, а в каких случаях можно обойтись корректировкой предыдущего варианта
?
Решение проблемы носит строго индивидуальный характер. Так, если речь идет о небольших изменениях, то действующее штатное расписание просто дополняется новой информацией. Если же руководитель принял решение о серьезных новшествах, касающихся нескольких отделов или учреждения в целом, то целесообразнее заменить старый документ новым.
Теперь немного подробнее о каждом варианте… Корректирование штатного расписания допустимо при наступлении следующих событий:
- на работника перекладывают иные обязанности, то есть его переводят на другую должность;
- руководитель решил изменить должностной оклад определенных подчиненных;
- случилось переименование должностей в пределах одного (двух) подразделений;
- нужно ввести/исключить вакантную должность.
Среди существенных изменений, требующих прекращения действия старого штатного расписания и создания нового, можно отметить:
- реорганизацию учреждения, аннулирующую действующую ранее структуру;
- регулярно проводимую индексацию должностных окладов;
- изменение существенных условий труда работников;
- перепрофилирование предприятия или смену основного вида деятельности.
Действующее законодательство позволяет каждого учреждению самостоятельно принять решение об оптимальном порядке действий.
То есть, если директор фирмы, в подчинении у которого находится 5 человек, считает, что повышение ежемесячного дохода главного бухгалтера и заведующего складом, является серьезным изменением, то он вправе распорядиться о составлении и утверждении нового документа о штатных единицах.
Что делать, если нужно сделать небольшие корректировки?
Причина необходимости изменения документа о штатных единицах может таиться в корректировании ставок или внедрении надбавок. Правительство ежегодно пересматривает МРОТ, что может вызвать индексацию и увеличение размера ежемесячного дохода сотрудников , если финансовые возможности организации позволяют это осуществить.
В основе нововведений порой лежат результаты бухгалтерской деятельности, например, сведения о том, что прибыльность от основного вида деятельности снизилась, может стать поводом для проведения сокращения определенных специалистов.
А если руководитель отдела продаж доведет до директора информацию об увеличении оборота выпускаемой продукции, то последний может принять решение о включении в штатное расписание дополнительных рабочих единиц .
Для актуализации действующего документа об имеющихся сотрудниках, можно использовать один из нижеприведенных способов:
- издание приказа о внесении корректировок в действующее расписание о штатных должностях;
- составление нового документа.
Внимание! Каждого подчиненного, которого непосредственно задевают вносимые изменения, необходимо официально поставить в известность посредством направления письменного уведомления.
Если новшества касаются окладов, трудовых функций или перевода подчиненного на другое рабочее место, то перед составлением нового штатного расписания, нужно удостовериться в согласии гражданина .
Если договор, регламентирующий взаимоотношения работодателя и работника, корректируется в связи с организационными или технологическими причинами, то специалист по кадрам (иное лицо, ответственное за кадровый состав на предприятии) должен уведомить об этом сотрудников не менее чем за 2 месяца до вступления в силу намечаемых изменений. При этом нужно соблюсти нормы и требования, установленные ст. 74 ТК РФ , а именно: предложить подчиненному иную должность, отвечающую его квалификационным характеристикам и уровню здоровья. Вслед за положительным ответом следует подписание дополнительного соглашения к основному договору о трудовых взаимоотношениях.
Если же работник в течение 2-х месяцев , так и не смог смириться с предлагаемыми условиями работы, то отношения сторон подлежат расторжению по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ .
Изменение оклада
В соответствии с действующей нормативно-правовой базой, уменьшать ежемесячный официальный доход работников допускается только в исключительных случаях , например, сокращение штатных единиц. Поэтому изменения, касающиеся окладов или тарифных ставок, обычно носят положительный характер. Кстати, если речь идет о масштабных нововведениях, затрагивающих несколько отделов или предприятие в целом, то допускается одновременное внесение изменений.
Итак, чтобы увеличить заработную плату своим подчиненным, руководитель (назначенное им ответственное лицо) должен следовать нижеприведенной инструкции:
- Изложить на бумаге все должности, в отношении которых действует изменение тарифной ставки, внедрение надбавки и т.д.
- Определить размер заработной платы с учетом нового должностного оклада и прочих доплат.
- Создать и утвердить приказ, закрепляющий вышеуказанные действия и определяющий дату вступления их в силу.
Каждый работник должен поставить свою подпись под данным приказом
, свидетельствующую о том, что он ознакомлен с документом. Но, это действие не гласит о принятии изменений. Обязательным является составление дополнительного соглашения, отражающего основные нововведения. Требование о письменном ознакомлении с приказом распространяется и на кадрового специалиста, так как именно он должен актуализировать все остальные бумаги, хранящиеся в личных делах.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание обычно состоит из 2-х частей: констатирующей и распорядительной. Цель первой расшифровать происходящие в организации события, а второй – распорядиться об оптимальном порядке действий.
Переименование подразделения
Изменения, затрагивающие задачи, функции и объем работы, выполняемый тем или иным подразделением, также следует отражать в штатном расписании . Подобные события обычно ведут к корректировке существенных условий трудового договора (например, функциональных обязанностей, прав работника, режима труда и отдыха, порядка оплаты труда и т.д.) и штатного расписания. Соответственно, об утверждении подобных изменений, также необходимо уведомлять сотрудников предварительно – за 2 месяца.
Переименование крупного структурного подразделения, включающего в себя большое число работников, предполагает составление нового штатного расписания, влекущего за собой составление следующих документов :
- пояснительная записка, обосновывающая необходимость внесения корректив;
- распоряжение об осуществлении изменений;
- уведомление, адресованное каждого подчиненному, которого непосредственно касаются новшества;
- приказ, утверждающий новый документ о штатных единицах;
- новое штатное расписание.
При этом, если речь идет о создании нового отдела, то никому сообщать за 2 месяца об изменениях не нужно, но это только до того момента, пока все должности в подразделении являются вакантными.
Сокращение штата
Сокращение штатного расписания предприятия представляет собой высвобождение вакантных рабочих единиц. Процедура является достаточно сложной и должна рассматриваться в разрезе многочисленных сопровождающих факторов.
Государство в данном случае также стоит на стороне работников, поэтому о подобных изменениях, работодатель обязан сообщать не менее чем за 2 месяца в официальном порядке.
Чтобы произвести сокращение документа о штатных должностях, специалист отдела кадров должен издать соответствующий приказ , объясняющий причину происходящей оптимизации компании, например, «в связи с тяжелым финансовым положением, предприятие вынуждено оптимизировать расходы на заработную плату».
Распорядительная часть внутреннего локального акта должна включать следующие пункты:
- какого именно числа из штата выводятся определенные должности, в том числе их количество;
- требование о доведении информации до сведения подчиненных, которых она затрагивает;
- предложение о вакансиях, подходящих по уровню квалификации и состоянию здоровья подчиненных, попавших под сокращение.
Здесь же можно распорядиться о доведении данной информации до центра занятости.
Для соблюдения законности и правильной последовательности при осуществлении сокращения штатного расписания, рекомендуется создавать соответствующую комиссию, в состав которой желательно включать следующих сотрудников: руководителя, главного бухгалтера, кадрового специалиста, юриста и т.д.
Образец приказа о внесении изменений.
Внесение серьезных правок
Штатное расписание – это один из основных локальных документов организации, издаваемый и утверждаемый еще на этапе регистрации предпринимательской или иной деятельности. Соответственно, внесение в него изменений обязательно сопровождается составлением определенных документов , а иногда, и получением необходимых согласований.
Так, ст. 135 ТК РФ требует, чтобы пересмотр ежемесячного дохода работников осуществлялся с ведома профсоюзного лидера, а изменение наименований профессий желательно производить в присутствии юриста.
Среди документов, сопровождающих утверждение нового штатного расписания или внесение новшеств в существующее, можно выделить следующие бумаги:
- служебную записку на имя руководителя, являющуюся основанием мероприятия;
- уведомление, которое необходимо вручить каждому подчиненному, которого затрагивают вносимые изменения;
- издание приказа, описывающего изменения и порядок их внесения.
Нужно ли направлять уведомления сотрудникам?
Действующее законодательство старается всячески защищать работников, поэтому и в вопросе корректировки документа о штатных единицах, требует, чтобы работник был предварительно уведомлен о планируемых нововведениях , если они касаются: ежемесячного дохода, выполняемых трудовых функций, изменения названия профессии и других существенных условий.
Дополнительный перечень оснований, обязывающих работодателя, рассылать соответствующие уведомления работникам, может быть изложен в трудовом договоре или внутреннем локальном акте учреждения.
В данном видео содержится инструкция о том, как внести изменения в штатное расписание в программе ЗУП 1С 8.3.
Если на предприятии в штат вводится новая должность, одновременно с этим должны быть внесены , даже если при этом трудовые права работников остаются неизменными, а сложность исполняемых обязанностей не увеличивается.
Как меняется документ
По ведению штатного расписания установленных единых правил не предусмотрено, потому что оно не является обязательным документом для небюджетных организаций. На практике большинство предприятий ведут такой вид документации, как штатное расписание, так как оно позволяет систематизировать сведения о должностях, сотрудниках и их окладах, об условиях труда и дополнительных особенностях.
Это дает возможность при необходимости оперативно провести анализ необходимой информации. Предприятие вправе вести данный документ на основании местных локальных актов.
Штатное расписание составляется сроком на 1 год, и его меняют в конце каждого года. И на практике не нужно ничего делать с этим документом, если ощутимых изменений в работе предприятия не происходит.
Процедура изменения штатного расписания обязательна при введении новых должностей, изменении численности работников или условий оплаты их труда, для ее проведения существует установленный регламент.
Введение новой должности может быть обусловлено следующими причинами:
- производство расширяется, что требует привлечения новых работников и новых должностей;
- , в результате которой требуются специалисты другого профиля;
- уменьшается нагрузка на некоторых сотрудников, которым приходилось .
Изменения в штатном расписании при введении новой должности возможны только при наличии приказа руководителя. Перед тем, как ввести новую должность, должны быть соблюдены следующие условия:
- данные о необходимости расширения штата обобщаются и анализируются;
- производится сбор необходимой документации;
- составляется приказ;
- изменяется штатное расписание.
Внесение поправок без доказательства того, что они необходимы на самом деле, будет невозможным и новая должность не будет считаться законной. Сбором доказательств необходимости новой должности занимается лицо, имеющее на это полномочия.
На каких основаниях можно ввести должность
Главным основанием для введения в штат новой должности становится ситуация, когда существующие на предприятии в данный момент условия не обеспечивают полноценный производственный процесс без нарушения законодательно установленных граничных сроков труда за неделю. Поэтому каждому сотруднику приходится значительно превышать максимально допустимую норму длительности рабочего времени для обеспечения полноценного производственного процесса.
Для установления такой ситуации нужно использовать формулу вычисления оптимальной продолжительности рабочей недели, обобщить статистическую информацию. Кстати, с помощью этой формулы можно доказать также необходимость выведения должности из штатного расписания. Если на предприятии нет собственных норм выработки для каждой конкретной должности, можно воспользоваться стандартами Минтруда.
При введении новой должности требуется разработать полную законодательную концепцию условий труда, а именно: продолжительность рабочего времени, график труда, и , необходимость дополнительного обучения, его способы и время. Размер оклада может быть установлен больше или меньше, чем у других работников.
Все эти действия по обоснованию необходимости новой штатной должности может совершить начальник отдельного подразделения предприятия. Он пишет докладную на имя с ходатайством о введении новой единицы.
Несмотря на то, что служебная записка относится к официальной документации, ее можно написать в свободной форме, но необходимо подробно описать все обстоятельства, обоснования и доказательства.
После ознакомления директор выносит свое решение. Если принято решение удовлетворить обращение, .
Как происходят изменения в штатном расписании в связи с введением новой должности
На основании приказа можно внести поправки в штатное расписание, а иногда требуется полное изменение содержания штатного расписания.
- Если требуется ввести одну-две должности, достаточно слегка подправить текст штатного расписания,
- Если же изменения касаются многих должностей или даже целого структурного подразделения, придется составить новое штатное расписание.
Важные шаги
При заполнении штатного расписания нужно будет , порядок и режим работы, а также дать название новой должности, которая бы в полной мере отражала весь спектр исполняемых обязанностей. Наименование должности должно соответствовать Квалификационному справочнику, действующему на данный момент. Хотя если на новую должность нет каких-то ограничений и запретов, работодатель вправе сам дать ей название.
Допускается изменение наименования существующей должности в штатном расписании, для чего обычно не требуется полностью менять весь документ. При введении новой должности потребуется оповестить об этом местную службу занятости для привлечения квалифицированной рабочей силы, если подходящей кандидатуры на эту должность нет. Само предприятие может перевести на новую должность другого сотрудника из числа собственных путем перевода, а может самостоятельно привлечь человека со стороны.
Как составить приказ
Оформлением штатного расписания обычно должны заниматься работники кадровой службы, хотя по указанию руководителя такая обязанность может быть наложена на любое лицо, компетентное в таких вопросах. Работу по внесению изменений можно начинать при получении устных распоряжений руководителя, но все изменения должны быть сделаны только на основе приказа, который составляет руководитель.
Единой установленной формы такого приказа нет, но необходимо придерживаться государственного стандарта Р 6.30-2003. В этом документе содержится следующая информация:
- по каким причинам вводятся поправки;
- каким образом они будут производиться и регистрироваться;
- как называется новая вакансия;
- в чьем подчинении будет новый сотрудник;
- какой оклад, ему предлагаются;
- по какому графику будет проходить трудовая деятельность, каков режим труда и отдыха.
Кроме того, указывается, какие сроки отведены на введение изменений, как именно они будут производится. Указывается лицо, на которого возлагается контроль за исполнением данного приказа.
Форма приказа может быть разработана самим предприятием, можно составить в произвольной форме, но следует придерживаться следующей структуры:
- Вверху пишутся реквизиты предприятия, адрес, а также дата составления приказа и его номер.
- Вписывается формулировка документа: «Изменить штатное расписание».
- Далее следует причина изменения: «введение новой должности».
- Ниже перечисляются все изменения.
- В конце указывается лицо, ответственное за исполнение данного приказа.
Если изменения касаются некоторых работников, но не все из них согласны с этим, то внесение изменений в штатное расписание будет рассматриваться, как незаконное (ст. 72 ТК РФ).
Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0 — тема этого видеоролика:
Штатное расписание является производственным документом, которое не создается на долгий промежуток времени. Перестановки в штате, уменьшение или увеличение зарплаты, а также прочие обстоятельства нуждаются в корректировке.
Внесение изменений в штатное расписание
является обычной процедурой и его необходимо осуществлять, согласно предписаниям закона и правами трудящихся. Важные этапы данного процесса представлены в этой статье, они помогут не допустить ошибок в документации предприятия.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
Основания и причины для внесения изменений
Принимая во внимание справочник по квалификациям должностей трудящихся, начальников и их подчиненных, за оформление расписания штата несет ответственность экономист по труду . Но не на всех объектах есть данный экономист и начальник самостоятельно принимает решение – кто станет выполнять эту работу.
Штатное расписание обычно составляют на основании производственных задач
, а также объема работы. По этим данным набирают штат и рассчитывают основные средства, по которым определяется оклад в пределах законодательной нормы.
Но, организациям свойственно меняться, развиваться, а также преобразовываться. Перемены могут заключаться в увеличении обслуживающих зон, либо в корректировке видов деятельности. Из-за этих обстоятельств изменяется форма труда, а это значит, что трудящиеся могут быть как в излишке, так и в недостатке.
Помимо этого, внести корректировки в важную бумагу могут из-за изменения тарифных ставок . В Федеральный закон регулярно вносят корректировки минимального размера оплаты труда, и начальство организации, если позволяют средства, может поднять размер зарплаты в процентном соотношении к окладу.
Основанием же для перемен в штатном расписании способна выступить документация бухгалтерии.
Помимо этого, результаты, по которым выявлено уменьшение прибыльности или прекращение поставок, могут быть причиной, чтобы произвести сокращение некоторых работников. А, если администратор составит документ, в котором говориться о возрастающем объеме работы из-за введенных новшеств , то это будет причиной, чтобы набрать новых людей в штат.
Какие могут быть корректировки?
Внесение корректировок в расписание штата и их порядок зависят от того, насколько перемены будут глобальными. В основном изменения бывают следующими:
Как уведомлять работников?
Начальник организации должен сообщать своим подчиненным обо всех изменениях, которые происходят на объекте при условии, что они связаны с выполнением производственных заданий работников. Ознакомление должно происходить как при , так и в ходе деятельности.
Если меняется расписание штата, но оно не влияет на деятельность трудящихся, то начальник не обязан сообщать об этом своим сотрудникам. Это значит, что если руководство решило пополнить штат дополнительными должностями, то об этом знать подчиненным не обязательно.
Если же намечается сокращение, то об этом необходимо знать тем рабочим, которых решили уволить. Сообщается о сокращении уведомлением в виде приказа, который руководитель должен предоставить сотрудникам под роспись.
Естественно, что об изменениях в зарплате подчиненные также должны знать. В курс дела вводятся те граждане, чью зарплату затронут перемены. Ознакомление необходимо проводить согласно 74 статье ТК .
Как часто можно менять штатное расписание?
В законодательстве не прописано ограничений по количеству возможных изменений в штатном расписании. Это означает, что начальник организации имеет право вносить корректировки в документ, сколько захочет. Но, при этом он должен действовать, согласно процессу, допустимому на уровне законодательства.
Если предполагаются перемены в размере зарплаты, либо в названии должности, то сообщать об этом необходимо в двухмесячный срок.
В середине же года расписание штата необходимо менять в двух случаях:
- Формирование нового расписания штата.
- В расписание штата вносятся поправки.
Старое расписание берут за основу и формируют другое , внося некоторые корректировки. Начинают работу по данному документу с середины года, либо с его начала.
Корректировки вносятся, когда посчитает необходимым так сделать руководитель . В документе будут прописаны причины, из-за которых пришлось скорректировать документ. Помимо этого фиксируются внесенные изменения.
Могут ли уволить в связи с изменением штатного расписания?
Когда вносятся корректировки в штатное расписание, руководитель имеет право уволить нескольких сотрудников, и такой вариант предусмотрен законом (пункт 2 статья 81 ТК)
. Инструкция формирует порядок этого процесса.
* варианты должностных инструкций
* этапы разработки положений о структурных подразделениях, согласование и подписание
* планы работы отдела кадров, движение персонала и его анализ
РАЗРАБОТКА ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ
Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
В ТК РФ нет прямого требования о наличии штатного расписания в каждой организации, однако в постановлении Роскомстата России от 15.01.04г. №1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности.
Принять сотрудника по трудовому договору, будь это для него основное место работы или работа по совместительству, можно только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации.
Кто должен заниматься составлением штатного расписания ? Отдел по работе с персоналом? Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37),составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду.
Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.
Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана , то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.
Примерная формулировка приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания может быть такой:
Штатное расписание составляется на конкретную дату, утверждается обычно на 1 января ежегодно и вводится в действие приказом руководителя организации; по мере необходимости в него могут вноситься изменения (также приказом).
Но переутверждение штатного расписания на предстоящий год не обязательно, если в него вносились незначительные изменения (в этом случае оформляется перечень изменений) или они вовсе не вносились.
В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.
Пример текста приказа об утверждении штатного расписания:
Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (статья 57 ТК РФ).
На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании
:
ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
Единый квалификационный справочник должностей руководите лей, специалистов и служащих;
ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов.
Для составления штатного расписания используется форма № Т-3
Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1.
Следует помнить, что унифицированные формы нельзя сокращать
(все реквизиты форм должны оставаться без изменений), но в них можно вносить дополнения. Если какой то раздел унифицированной формы вам не нужен (например, в вашей организации нет такого понятия, как "надбавка"), соответствующая колонка формы может быть сужена и просто не заполняется.
Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяется руководителем организации.
В каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном.
Общее количество штатных единиц по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду заработной платы
, предусмотренной в смете.
Наименования структурных подразделений и должностей в них пишутся а именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и рабочих профессий, утвержденными в квалификационных справочниках.
Особое внимание надо обратить на соответствие этих названия для работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда
, т.е. льготная категория при оформлении пенсии.
В штатном расписании проставляется итоговая численность штатных единиц.
В графе 4 "Количество штатных единиц": по должностям, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях – 0,25; 0,5; 0,75.
Как показывают результаты проверок Рострудинспекции, наибольшее количество недочетов
выявляется при заполнении графы "оклад" штатного расписания.
При заполнении данной графы предприниматели часто допускают ошибки, указывая диапазон значений, например, 5 000 - 7 000 рублей. Понятно, что два человека, занимающие одинаковые должности в одной организации, могут работать по-разному и получать разную зарплату. Для отражения таких особенностей в штатном расписании существует специальная графа "надбавки"
или вводят однотипные по сути штатные единицы ведущий менеджер и менеджер или помощник менеджера, старший экономист и экономист, но должностные оклады которых различны.
следует утверждать не реже одного раза в год
, причем его необязательно доводить до сведения работников.
Основное назначение штатного расписания
состоит в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по пункту 2 статьи 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника и что его увольнение было законным, то есть не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (статья 179 ТК РФ).
В случае возникновения трудового спора первым делом будут истребовано штатное расписание. Если оно было не заранее и грамотно составлено, а в спешке и специально для суда, то выиграть такой спор ответчику - работодателю будет очень сложно.
Штатное расписание должно быть прошито, пронумеровано, скреплено печатью организации и подписью руководителя
. Его подписывают главный бухгалтер и руководители структурных подразделений. Если штат большой и штатное расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписать каждый лист или поставить свою подпись один раз (в конце документа). После этого штатное расписание утверждается приказом руководителя или уполномоченного им лица и вступает в силу.
Вариант заполнения формы Т-3
(для увеличения изображения кликнуть по картинке)
ВАРИАНТ ПРИКАЗА
ООО «Парус»
Об утверждении штатного расписания.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить и ввести в действие с 01 января 2010 года штатное расписание в количестве 150 (ста пятидесяти) единиц с месячным фондом заработной платы 2 915469,14 (два миллиона девятьсот пятнадцать тысяч четыреста шестьдесят девять) рублей 14 копеек.
2. Штатное расписание от 29.10.08г. № 4 полагать утратившими силу
с 01 января 2010 года.
3. Начальнику отдела кадров Бубновой М.Ю., руководителям структурных подразделений в соответствии со статьей 57 Трудового кодекса Российской Федерации руководствоваться утвержденным штатным расписанием при оформлении приема на работу и перевода на другую работу сотрудников ООО «Парус».
С приказом ознакомлен:
Внесение изменений в штатное расписание
Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.Во-первых , можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.
Во-вторых , как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим :
"О внесении изменений в штатное расписание";
"Об изменении штатного расписания";
"О частичном изменении штатного расписания".
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
- совершенствование организационной структуры компании;
- проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
- реорганизация компании;
- расширение или сокращение производственной основы компании;
- изменение законодательства;
- оптимизация управленческой работы;
- планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом,
устранение дублирования функций и т. д. Вариант заполнения формы Т-3
ВАРИАНТ ПРИКАЗА
Общество с ограниченной ответственностью «Парус»
ООО «Парус»
О внесении изменений в штатное расписание.
В связи с проведением мероприятий, направленных на оптимизацию управленческой работы,-
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в штатное расписание № 462-л от 29 октября 2008 года следующие изменения с 01 января 2009 года:
1. Исключить:
1.1 Организационный отдел:
- должность делопроизводитель в количестве 1 штатной единицы с окладом 6 527,57 рублей;
1.2 Административно-управленческое подразделение
- должность экономист в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 979,10 рублей;
2. Ввести:
2.1 Административно-управленческое подразделение
- должность старший экономист в количестве 1 штатной единицы с окладом 13 226,73 рублей;
- должность юрисконсульт в количестве 1 штатной единицы с окладом 8 654 рублей;
- должность начальник штаба ГО и ЧС в количестве 1 штатной единицы с окладом 7 981 рублей;
- должность инженер по охране труда в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 729,58 рублей;
- должность делопроизводитель в количестве 1 штатной единицы с окладом 6 527,57 рублей.
Основание: план совершенствования организационной структуры ООО «Парус».
Директор подпись Н.К.Трубников
С приказом ознакомлен:
Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания
Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся.
Это могут быть:
1) переименование должности;
2) перевод;
3) переименование отдела;
4) возложение дополнительных обязанностей;
5) изменение окладов.
Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.
Рассмотрим все эти варианты отдельно.
1. Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.
Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника . Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку.
Пример внесения записи:
В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо "отдел маркетинга" - "отдел маркетинговых исследований") при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований статьи 73 ТК РФ).
Обратите внимание! Существенным условием трудового договора является именно трудовая функция работника
, а не наименование должности, поэтому изменение наименования должности без изменения трудовых обязанностей не требует согласия работника
2. Изменение окладов
Так как условие оплаты труда - существенное условие трудового договора, то об изменении этого условия работодателем работник должен быть письменно предупрежден за 2 месяца
до введения указанного изменения
Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудника:
1. Трудовой договор.
Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору.
Пример внесения изменений (дополнений) в трудовой договор.
Еще раз обращаю внимание, что дается примерное содержание текста, а оформление обязательно должно быть соответствующим всем нормативным требованиям с реквизитами сторон.
ВАРИАНТ
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ
к трудовому договору от 10.03.2001 № 123.
Открытое акционерное общество «Север» в лице генерального директора Колобова Константина Сергеевича, действующего на основании устава, именуемого в дальнейшем "работодатель", с одной стороны, и секретарь приемной Смирнова Марина Юрьевна, именуемая в дальнейшем "работник", с другой стороны, договорились о нижеследующем:
1. Заменить в пункте 1.2 договора слово приемную на слова отдел электроники.
2. В пункте 3.2 договора словосочетание оклад в размере 7000 рублей заменить на оклад в размере 12 000 рублей.
3. Внести в договор пункта 5.6 следующего содержания: Работник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск 6 календарных дней.
4. Данные изменения оформлены в двух экземплярах и являются обязательным приложением к трудовому договору, заключенному между сторонами.
2.Личную карточку Т-2 (раздел.3)
ВАРИАНТ
СОГЛАШЕНИЕ
к трудовому договору №16 от 10.10.2005г., заключенному
между ООО «Парус» и Петровым Олегом Аркадьевичем
о внесении изменений в трудовой договор
в связи с переводом работника на другую работу
г. Самара
Общество с ограниченной ответственностью «Парус» , именуемое «работодатель», в лице генерального директора Антонова Павла Алексеевича , действующего на основании Устава, с одной стороны,
и Петров Олег Аркадьевич , именуемый «работник» (паспорт 18 04 333615, выдан 10.02.2003г. Центральным РОВД г.Самара), с другой стороны,
в связи с поступившим от работника заявлением о переводе на должность юрисконсульта,
заключили настоящее соглашение о внесении изменений в трудовой договор.
1. Исключить из трудового договора №16 от 10.10.2005г., заключенного между ООО «Парус» и Петровым Олегом Аркадьевичем (именуемого далее – Трудовой договор) следующие пункты: п. 1.7, п.1.9.
2. Изложить в новой следующей редакции пункты 1.1, 4.1 и 5.1
Трудового договора:
«1.1. Работник принимается на должность юрисконсульта в юридический отдел работодателя.
По настоящему трудовому договору работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором (в случае его заключения), соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять обязанности, определенные настоящим договором и должностной инструкцией работника, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у работодателя.
С должностной инструкцией юрисконсульта работник ознакомлен.
Дата начала работы, то есть дата, с которой работник обязан приступить к работе в должности юрисконсульта - 20 мая 2009 года
.»
«4.1 Работнику устанавливается 40 - часовая рабочая неделя, нормированный рабочий день.
Время начала, окончания работы, перерывов в работе определяется следующее:
Понедельник - пятница
Начало работы 9.00
Перерыв на обед 13.00-14.00
Окончание работы 18.00
Предпраздничные дни
Начало работы 9.00
Перерыв на обед 13.00-14.00
Окончание работы 17.00
Работнику предоставляются выходные дни: суббота, воскресенье».
«5.1.Работодатель обязуется ежемесячно выплачивать работнику оклад в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей».
3. Условия трудового договора, не затронутые настоящим соглашением, остаются неизменными.
4. Настоящее соглашение, а соответственно и все оговоренные им изменения к трудовому договору, вступают в силу с 20 мая 2009 года.
5. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора.
6. Настоящее соглашение составлено и подписано в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон, при этом оба экземпляра имеют равную юридическую силу.
Реквизиты и подписи сторон
Работодатель: Работник:
ПРОЦЕДУРА ИЗМЕНЕНИЯ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ
«Все течет, все меняется», - это известная фраза Гераклита актуальна и сегодня. Многие ранее созданные предприятия на определенном этапе жизнедеятельности меняют свою структуру, оптимизируют численность персонала, разделяются или же наоборот объединяются с другими компаниями. И все эти перемены фактически начинаются с внесения изменений в штатное расписание. Вопросу правильности документального оформления этой процедуры следует уделить отдельное внимание.
Штатное расписание – это один из локальных нормативно-правовых актов, которым руководствуется предприятие в своей деятельности. В нем в табличном виде указывается перечень всех должностей на данном предприятии, количество ставок в соответствии с этими должностями, размеры месячных должностных окладов. Не являясь законодательно обязательным документом, штатное расписание, тем не менее, необходимо в работе с персоналом. Именно на основании него, правил внутреннего трудового распорядка и должностных инструкций работодатель принимает решение по персоналу: о принятии, переводе работников на другую работу, установлении должностных окладов. А отдел кадров на основании этого осуществляет подбор персонала, оформляет соответствующие документы, анализирует качественный состав работников, вносит работодателю предложения по его улучшению, оформляет в установленном порядке учетную и информационно справочную документацию, готовит соответствующую статистическую отчетность.
Штатное расписание составляют в целом по предприятию и утверждают, как правило, на каждый календарный год до его начала. В течение года собственник вправе в любое время внести изменения в штатное расписание. В этом возникает необходимость в таких случаях:
Осуществление структурной перестройки предприятия, например, создание новых или ликвидации существующих структурных подразделений;
Изменения в организации производства и труда, вследствие чего изменяются размер заработной платы, разряды, классы, названия профессий, должностей;
Введение или выведение определенного количества штатных единиц, исходя из потребностей производства.
Количество и периодичность изменений в штатное расписание в течение года законодательством не ограничивается, а любые изменения, касающихся его, осуществляются только на основании приказа по предприятию.
Порядок внесения изменений в штатное расписание зависит, прежде всего, от масштабности изменений. Если в компании несущественно меняется организационная структура, вводятся новые должности либо меняются оклады, то издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен содержать обоснования внесения изменений и формулировку данных изменений. При этом штатное расписание, изначально утвержденное на год, можно не заменять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание. Если же в течение календарного года структура компании модифицируется более глобально, а также массово изменяются должностные оклады, вводятся новые названия должностей, уместно издавать приказ об утверждении нового штатного расписания. В этом случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается руководством предприятия на момент внесения этих поправок.
Внесение поправок в штатное расписание традиционно означает начало определенной процедуры, которая приводит к последствиям для отдельных сотрудников (изменяется название должности, размер заработной платы, увольнение работника в связи с сокращением численности или штата и прочее). Все изменения условий труда работника, которые последуют за внесением изменений в штатное расписание, должны быть оформлены соответствующим образом. Если в штатное расписание вносятся изменения касательно ликвидации структурных подразделений, вывода из штатного расписания некоторых должностей, то дата введения штатного расписания в новой редакции должна быть такой, чтобы собственник предприятия успел предупредить высвобождаемых работников о планируемом увольнении в связи с сокращением не позже, чем за два месяца (часть 2 ст. 180 ТК РФ). С одной стороны, издание приказа о внесении изменений в штатное расписание об исключении определенных должностей является началом процедуры сокращения, а с другой - сотрудникам гарантирована работа в течение срока предупреждения об увольнении. Эти же сроки должны быть соблюдены и при изменении существенных условий труда (размера должностных окладов, тарифных ставок, окладов, разрядов, классов, наименования должности, профессии).
В большинстве случаев, внесение поправок в штатное расписание влечет за собой выполнение работодателем конкретных действий, которые сопровождаются оформлением кадровых документов.
Прежде всего, надлежит ознакомить под роспись с приказом о внесении изменений в штатное расписание, ответственных за дальнейшие действия и оформление документов сотрудников, а также тех лиц, кого непосредственно затрагивают вводимые изменения.
Рассмотрим детальнее различные варианты изменений штатного расписания.
Внесение изменений в штатное расписание в связи с введением новых должностей.
Если работодателем принято решение о создании на предприятии нового структурного подразделения либо введении новых должностей, то руководителю предприятия необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание организации. В этом приказе предопределяются:
Название нового структурного подразделения;
Наименование должностей и количество соответствующих им ставок;
Размеры должностных окладов;
При этом приказ о создании нового подразделения или введении новых должностей может вступить в силу незамедлительно, поскольку никак не затрагивает интересы уже трудящихся на предприятии работников. С приказом о внесении изменений в штатное расписание необходимо под роспись ознакомить тех сотрудников, которые ответственны за разработку положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.
Внесение изменений в штатное расписание при увеличении зарплаты.
В ряде случаев руководители предприятий принимают решение о повышении должностных окладов работников, надбавок, доплат и с этой целью издают приказ о внесении изменений в штатное расписание. Такой приказ должен содержать:
Список должностей, для которых будет изменен размер тарифных ставок, надбавок, доплат;
Размеры тарифных ставок, надбавок, доплат с учетом повышения;
Дата вступления изменений в силу.
Ознакомление сотрудников под роспись с приказом о внесении изменений в штатное расписание не тождественно его согласию на изменение условия трудового договора. Согласно части второй ст. 57 ТК РФ условия оплаты труда обязательны для включения в трудовой договор. Следовательно, изменение размера заработной платы нужно оформлять таким же образом, как и изменение любых других условий трудового договора. А именно: после внесения поправок в штатное расписание с работниками, интересы которых затрагиваются, следует заключить дополнительные соглашения к трудовому договору, оговаривающие изменения условия оплаты труда.
Из этого следует, что с приказом о внесении изменений в штатное расписание также нужно ознакомить под роспись сотрудников кадровой службы, поскольку они занимаются документальным оформлением изменений определенных сторонами условий трудовых договоров.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание в случае ликвидации или сокращения.
Сокращение численности или штата работников влечет за собой ряд процедур. Одной из них является издание приказа о внесении изменений в штатное расписание. В данном приказе должны быть:
Обоснование целесообразности сокращения;
Наименование должностей, которые подлежат сокращению;
Количество штатных единиц, которые планируется сократить;
Дата вступления изменений в силу.
В случае, когда сокращаемые штатные единицы вакантны, то выполнение пунктов приказа о внесении изменений в штатное расписание состоит в том, что кадровая служба не занимается подбором новых сотрудников на данные должности. Если же должности заняты, то занимающие их работники подлежат увольнению в связи с сокращением численности или штата, при этом получая все предусмотренные действующим законодательством гарантии и выплаты.
Процедурой увольнения в связи с сокращением занимается определенная группа сотрудников, включающая, как правило, работников планового отдела, службу персонала, представителей профсоюзных организаций. Их то и нужно ознакомить под роспись с приказом о внесении изменений в штатное расписание. Поскольку именно им предстоит исполнять обязанности по процедуре высвобождения работников, доказывая объективность и целесообразность принятых решений, чтобы избежать конфликтных ситуаций.
Работников же подлежащих сокращению предупреждают о предстоящем увольнении при помощи письменных персональных уведомлений. Ознакомление их с приказом о внесении изменений в штатное расписание в данном случае не требуется.
