Штатное расписание - это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. Хотя действующее законодательство не обязывает работодателей заполнять данный документ, обычно он утверждается еще на этапе создания компании. Ведь, именно в нем фиксируется вся кадровая структура организации, состав и численность работников, а также ежемесячный фонд заработной платы. О том, как составить эту форму и как выглядит унифицированный пример штатного расписания, вы узнаете из этой статьи. Внизу вы найдете заполненный образец бланка, а также сможете скачать пустую форму и заполнить ее самостоятельно.
Штатное расписание (ШР) по Трудовому кодексу совсем не обязательно. При желании работодатель может работать и без бланка этого образца, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Однако не все так просто с этим документом. Ведь из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать штатному расписанию. Следовательно, расписание в организации должно быть, и изучить его образец необходимо. По мнению юристов вступление сотрудника в должность в отсутствие штатного расписания можно отнести к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на данный материал и рассмотрим образец штатного расписания на 2019 год подробнее.
Для чего нужно штатное расписание
В первую очередь для планирования. По своей сути ШР структурирует всю компанию и иерархию в ней. Посмотрев в него, можно сразу понять, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.
На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, а также составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в штатном расписании, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае могут наказать. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости .
На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Оно является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках. ШР — это документ первичного учета.
Когда разрабатывается ШР и какие сведения содержит
Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.
Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 . Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Однако компания может изменять эту форму, исходя из своих потребностей. В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:
- структурные подразделения;
- должности;
- сведения о количестве штатных единиц;
- должностные оклады;
- месячный фонд заработной платы.
Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.
Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель может составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Как правильно составить штатное расписание (образец 2019) для ООО и других организационных форм юрлиц, мы рассмотрим ниже.
Порядок принятия ШР
Штатное расписание составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении нужно обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании. В частности, это могут быть:
- Устав;
- структура предприятия (при ее наличии);
- учетная политика;
- профессиональные стандарты;
- расчеты месячных должностных окладов;
- другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.
Иногда перед составлением ШР составляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной также не является, однако на ее основе проще составить образец ШР.
Утвердить штатное расписание можно только приказом, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. При этом право на издание таких приказов должно быть изначально закреплено в учредительных документах. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписать форму ШР должен тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.
Важные нюансы
При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в некоторых случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т.е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют право на досрочный выход на пенсию. В этом случае стоит также руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 N 1173 ). Если принебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке будет указана фактически вымышленная профессия, могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой можно делать только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу. Кроме того, за несоблюдение требований ТК РФ на работодателя могут наложить административный штраф.
Другая сложность может возникнуть, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать именно вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это бывает необходимо, когда в организации есть также должности. В этом случае можно воспользоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организации может издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.
Внештатные сотрудники
Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении штатного расписания по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками. Такими сотрудниками можно считать лиц, которые сотрудничают с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Поэтому и к ШР они никакого отношения не имеют, ведь они исполняют разовые работы. Однако на практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.
Порядок внесения изменений
Изменение ШР происходит всегда на основании приказа. Такие поправки могут быть связаны:
- с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
- вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
- сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
- изменением окладов;
- переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.
Изменения можно внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании страрого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление, а также сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей, а также о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ . Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Поэтому дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями не может наступать ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.02.2019, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.04.2019). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок можно не выдерживать.
Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом также необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.
Образец заполнения штатного расписания (форма Т-3)
Рассмотрим образец штатного расписания строительной организации, в которой 10 штатных единиц. Образец составлен по унифицированной форме Т-3.
Пример штатного расписания является приблизительным, в документ могут быть включены обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.
Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.
Что такое «Штатное расписание»
Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.
А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.
Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.
Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.
Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.
- Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания
- Скачать Штатное расписание форма N Т-3
Функции штатного расписания
Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:
- Возможность организации рабочего времени персонала;
- Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
- Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
- Оставление правил внутреннего распорядка дня;
- Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.
Штатное расписание – обязательный документ
На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.
Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.
Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.
На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.
Какой срок действия штатного расписания
Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.
Сколько и где хранится штатное расписание
На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.
Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).
Кто составляет
Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.
Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.
Сколько копий ШР должно быть на производстве
При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.
Изменение штатного расписания
Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:
- Если происходит реорганизация фирмы;
- Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
- Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
- В случае изменения штатных единиц;
- Изменения должности в штатном расписании;
- Изменения оклада в штатном расписании.
Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.
При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.
Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.
При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.
Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.
Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.
Есть ли обязательная форма штатного расписания
Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную . Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.
Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.
В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.
Структура штатного расписания организации
ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.
Первая часть документов содержит следующую информацию:
- Наименование организации, согласно учредительным документам;
- Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
- Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
- Общий штат сотрудников.
Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.
В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.
Как составить штатное расписание
Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.
1 графа . Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;
2 графа . Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);
3 графа . Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;
4 графа . Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;
5 графа . Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;
6, 7, 8 графа . Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;
9 графа . Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;
10 графа . Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;
После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.
Утверждение штатного расписания
Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.
Заключение
ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.
Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.
Перед тем как определять численность предприятия, необходимо ответить на вопрос, как будут происходить производственные процессы, в какой последовательности, сколько подразделений необходимо для достижения основной цели деятельности, кто будет вести администрирование. Для этих целей составляется структура организации.
Структура — это состав и соотношение его внутренних звеньев: цехов, участков, отделов, бюро, лабораторий и других подразделений, составляющих единый хозяйственный объект. Структура утверждается специальным документом, в котором не указывается количественное значение штатных единиц и размер зарплаты, но на основе этих данных составляется штатное расписание.
Штатное расписание — нормативный документ, который определяет состав работников организации с указанием их должностей и должностных окладов.
На что обратить внимание
Для оформления штатного расписания используется унифицированная форма № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма носит рекомендательный характер. Коммерческие организации имеют право самостоятельно разрабатывать новую форму или изменять имеющуюся форму Т-3.
Унифицированная форма Т-3 содержит:
- перечень структурных подразделений в порядке их подчиненности;
- наименование должностей, с учетом подчиненности внутри отдела, цеха и т. д. (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, ведущий бухгалтер, бухгалтер);
- сведения о квалификации (например, инженер-метролог 2-й категории, фрезеровщик 5-го разряда и т. д.);
- сведения о количестве ставок;
- размер месячного оклада, часовой тарифной ставки в соответствии с действующей системой оплаты труда;
- виды и размеры доплат и надбавок.
Штатное расписание, унифицированная форма
Данный нормативный акт может формироваться на всю структуру предприятия или на каждое подразделение отдельно. В него не вносятся фамилии работников, которые занимают определенные должности, так как основная цель этого документа — определение структуры, численности и размера зарплаты. Для того чтобы контролировать, какие должности заняты конкретными сотрудниками (с указанием Ф.И.О.), ведется штатная расстановка.
Какие документы нужно изучить
Штатное расписание заполняет уполномоченное должностное лицо организации (экономист по труду, бухгалтер, специалист по кадрам).
Документы, на которые необходимо опираться:
- устав организации;
- структура предприятия (если она составлялась);
- ОКПДТР; ЕКС; ЕТКС; ;
- расчеты месячных должностных окладов;
- другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.
При определении профессий, которые будут введены на предприятии, следует соблюдать следующее правило: если выполнение работ по определенным должностям, специальностям, профессиям сопряжено с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, наименование этих профессий, должностей и требования к квалификации должны строго совпадать с наименованиями и требованиями, содержащимися в квалификационных справочниках, или положениями профстандартов (ч. 2 ст. 57 ТК РФ ).
Также необходимо помнить, что одним из ключевых условий, определяющим право на досрочное пенсионное обеспечение по старости, является полное , содержащихся в штатном расписании, и, соответственно, трудовой книжке работника, Спискам 1 и 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (см. Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10 и Постановление Совмина СССР от 22.08.1956 № 1173).
Несоблюдение требований трудового законодательства в части наименования должностей влечет за собой не только наложение административного штрафа на работодателя, но и неблагоприятные последствия для работника при оформлении пенсии или получении льгот.
Основные вопросы при составлении ШР
«Внештатный работник»
Трудовое законодательство не содержит такого понятия, как «внештатный работник». Оно больше относится к отношениям гражданско-правового характера, поэтому не регулируется ни Трудовым кодексом, ни иными актами, содержащими нормы трудового права.
Как подписать и утвердить приказ о штатном расписании, образец 2019
Штатное расписание визируется начальником кадровой службы и главным бухгалтером только на последнем листе документа. В случае их отсутствия соответствующая строка подписывается лицом, ответственным за его разработку. Штатное расписание и его изменения утверждаются приказом по основной деятельности, который подписывает руководитель предприятия или уполномоченное лицо. Образец приказа о введении штатного расписания мы приводим ниже.
В самой форме Т-3 необходимо проставить реквизиты приказа об утверждении нового штатного расписания. Печать на этот документ не ставится. Данный нормативный документ хранится в подразделении, которое отвечает за внесение изменений в него, постоянно.
Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.
Что это за документ?
Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.
Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.
На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.
Включает в себя:
- Наименование отделов, присвоение им кода.
- Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
- Количество сотрудников, оклад, надбавки.
Штатное расписание призвано:
- Сформировать организационную структуру предприятия.
- Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
- Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
- Установить надбавки и их размер.
- Облегчить подбор персонала на вакансии.
Что говорит закон?
Нормативная база
- Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
- Инструкция по . Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.
Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.
С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.
Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.
Ответственные лица. Кто подписывает?
Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.
Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.
При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.
Когда и как вносить изменения?
Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.
Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.
При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.
Внесение изменений возможно несколькими способами:
- Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
- Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.
Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.
Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение , .
При изменении должности, сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.
Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:
- Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
- Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
- Написание и принятие приложения к с работником, которого касаются изменения.
- Запись полученных изменений в трудовую книжку.
Как составить штатное расписание правильно?
Порядок, этапы и правила заполнения
При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.
Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.
Этапы внесения данных в стандартизированную форму:
- Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
- Указать код ОКПО.
- Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
- В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
- В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц.
- Заполняются графы.
Разделы, графы и их особенности
Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»
Вносятся отделы, представительства, филиалы.
Данные вносятся сверху вниз.
В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.
После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.
Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).
Раздел 2 «Код структурного подразделения»
С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.
С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.
Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.
Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.
Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»
Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.
Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.
Раздел 4 «Количество штатных единиц»
Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.
На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.
Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.
Пример штатного расписания со ставкой 0,5:
Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»
В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.
С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.
Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.
Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).
Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.
Данные указываются в рублях.
Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»
Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, ), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).
Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.
Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.
Раздел 9 «Итого»
Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.
Раздел 10 «Примечание»
В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.
Когда составляется и утверждается?
Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.
В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.
Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.
Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.
Образец заполнения 2019:
Важные нюансы
Округление штатных единиц
При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.
Существует два варианта округления штатных единиц:
- Округление осуществляется по каждому подразделению.
- Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.
При этом:
- Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
- Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
- Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
- Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
- Свыше 0,87 — полная ставка.
Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей
Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.
Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.
При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.
Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.
Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении
Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.
Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
- Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).
При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.
Ознакомление сотрудников
В нормативно-правовых актах, касающихся трудовых вопросов, указано: работодатель обязан ознакомить работников с внутренним трудовым распорядком, а также прочими нормативными актами локального характера, которые непосредственно влияют на его трудовую деятельность.
Ознакомление осуществляется под роспись. Соответственно, если штатное расписание — нормативный акт локального характера, то ознакомление с ним должно осуществляться так же.
Из вышесказанного следует сделать вывод о необходимости ведения штатного расписания на любом предприятии. Для упрощения работы со штатом принята стандартизированная форма Т-3. Ее использование упростит работу и взаимодействие с контролирующими органами.
Сотрудники кадровой службы оформляют немало документов — всевозможные приказы, соглашения с работниками, графики, локальные нормативные акты и пр. Одним из документов, сильно отражающихся на деятельности учреждения, является штатное расписание. Именно в соответствии с ним планируется фонд оплаты труда (расписание относится к документам, устанавливающим систему оплаты труда), оно же может стать доказательством сокращения численности или штата работников учреждения и его обязательно запросят при проведении контрольно-надзорных мероприятий и в случае возникновения трудового спора. О штатном расписании и поговорим сегодня.
Обязательность штатного расписания
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее — Указания), утвержденными Постановлением N 1 , штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением о ней). Оно содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Сразу скажем, что норма, обязывающая работодателя разрабатывать и утверждать штатное расписание, в Трудовом кодексе отсутствует, однако упоминание все же есть. В частности, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным для включения в трудовой договор условием является в том числе трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы… Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.
Кроме Трудового кодекса, штатное расписание упоминается в иных нормативных актах. В частности, п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81, предусмотрено, что ФСС для подтверждения правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование затребует у работодателя учредительные и организационно-распорядительные документы, в том числе штатное расписание. Также ФСС его затребует при проверке правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Наличие штатного расписания необходимо и для Пенсионного фонда, который при сборе сведений о трудовом стаже застрахованных работников обращается к данному документу для установления наименований структурных подразделений учреждения и соответствия наименований должностей.
Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. В частности, в п. 3.1 инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Исходя из вышеприведенных нормативных актов наличие в учреждении штатного расписания просто необходимо. Отметим, что для некоторых учреждений обязательность штатного расписания прямо установлена нормативными актами:
— Приказом МЧС РФ от 24.09.2008 N 563 утверждены правила и сроки составления, согласования, утверждения и регистрации штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС;
— Приказом Спецстроя РФ от 03.12.2010 N 540 определены порядок и сроки составления, рассмотрения, утверждения и регистрации штатных расписаний гражданского персонала воинских формирований и организаций при Спецстрое, содержащегося за счет бюджетных ассигнований.
Форма штатного расписания и правила составления
Форма штатного расписания Т-3 утверждена Постановлением N 1. В этой форме предусмотрено 10 граф, причем в силу Постановления Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» добавлять новые можно, а удалять существующие нельзя.
Отметим: хотя формы, утвержденные данным постановлением, распространяются на организации независимо от формы собственности, некоторые бюджетные и казенные учреждения составляют их по форме, утвержденной ведомственным нормативным актом. Например, бюджетные и казенные учреждения МЧС должны составлять штатное расписание по форме приложения 2 к Приказу МЧС РФ от 24.09.2008 N 563.
В любом случае затруднения при заполнении шапки документа возникнут вряд ли, поэтому перейдем сразу к табличной части формы.
Графы 1 «Наименование» и 2 «Код» определяют структурное подразделение организации. Большинство организаций, финансируемых из различного уровня бюджетов, как правило, наименования структурных подразделений выбирают самостоятельно, руководствуясь общепринятыми понятиями. Как правило, сначала указываются структурные подразделения администрации (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, организационно-правовой отдел и др.), затем производственные подразделения и в конце обслуживающие и вспомогательные подразделения (административно-хозяйственный отдел, ремонтные службы и др.). Каждому подразделению присваивается код, который поможет определить место этого отдела или группы в общей структуре организации (проставляют в графе 2).
В графу 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Отметим, что на основании ст. 57 ТК РФ, если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках. В частности, в настоящее время все еще пользуются Общероссийским классификатором рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 и Списком производств, цехов, профессий и должностей, утвержденным Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/П-22, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.
К сведению. Если, например, в штатном расписании предусмотрена должность «машинист», а работник выполняет функции машиниста-регулировщика, то он теряет право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.
Кроме этого, следует учитывать иные нормативные акты, содержащие правила установления наименований должностей, специальностей и профессий. Например, на основании Приказа Минздравсоцразвития РФ от 28.03.2012 N 278н наименование должности руководителя (заведующего) плазмоцентра может быть дополнено наименованием врачебной должности «врач-трансфузиолог» с учетом профиля структурного подразделения и специальности, предусмотренной номенклатурой специальностей специалистов с высшим и послевузовским медицинским и фармацевтическим образованием в сфере здравоохранения.
При составлении и утверждении штатного расписания органа местного самоуправления, аппарата избирательной комиссии муниципального образования следует использовать наименования должностей муниципальной службы, предусмотренные реестром должностей муниципальной службы в субъекте РФ (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).
Обратите внимание! Если в учреждении возникла необходимость принять сотрудника на определенное время, его должность также закрепляется в штатном расписании. Для этого нужно внести изменения в действующее штатное расписание, указав информацию о сроке, на который вводится должность, в графе 10 «Примечание» формы Т-3.
Последовательность заполнения графы 3 по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Однако считаем, что удобнее заполнять ее в иерархическом порядке: руководитель структурного подразделения, заместители, главные специалисты, ведущие специалисты и т.д.
Число штатных единиц по должностям, профессиям или специальностям указывается в графе 4. Эта графа может содержать как целые числа — 1 (для работников на полной ставке), так и неполные — 0,25, 0,5 и т.д. (для совместителей). Рекомендуем в данной графе отражать не только существующие, но и вакантные должности, ведь принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, указанные в штатном расписании.
Отметим, что количество штатных единиц организаций, финансируемых из различного уровня бюджетов, определяется вышестоящими организациями. Так, нормативы штатной численности:
— персонала учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы (кроме тюрем), и учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы, с особыми условиями хозяйственной деятельности в процентах от среднегодовой численности содержащихся в них осужденных — утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.08.1994 N 922;
— работников государственных и муниципальных учреждений культурно-досугового типа и библиотек — утверждены Приказом Минкультуры РФ от 01.09.2011 N 906;
— медицинского и другого персонала бригады анестезиологии и реанимации, отделения анестезиологии-реанимации медицинской организации — приведены в приложениях 2 и 5 к Порядку оказания анестезиолого-реанимационной помощи взрослому населению, утвержденному Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.04.2011 N 315н;
— психоневрологического диспансера (диспансерного отделения психиатрической больницы), кабинета участкового врача-психиатра, кабинета активного диспансерного наблюдения и проведения амбулаторного принудительного лечения — утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 17.05.2012 N 566н.
Некоторые ведомства утверждают методики расчета штатной численности. Например, так поступила Федеральная архивная служба, утвердившая Приказом от 14.01.2004 N 9 соответствующую методику для государственных архивных учреждений.
Некоторые учреждения, определяя как наименования должностей, так и их количество, должны ориентироваться на типовые штатные расписания, утвержденные ведомственными нормативными актами. В частности, приложением 2 к Приказу ФСИН РФ от 23.01.2012 N 24 утверждено типовое штатное расписание уголовно-исполнительной инспекции (содержится за счет сметы уголовно-исполнительной системы), в соответствие с которым территориальные органы ФСИН должны привести штатные расписания подведомственных уголовно-исполнительных инспекций.
В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации (разд. 1 Указаний).
Наиболее часто встречающейся ошибкой при заполнении данной графы является установление вилки окладов, то есть разной заработной платы для сотрудников одной квалификации. Это неверно: каждой должности должен соответствовать только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Установление же заработной платы в большем размере одному из работников может быть реализовано путем установления ему надбавок или иных доплат (Письмо Роструда от 27.04.2011 N 1111-6-1).
Отметим, что, устанавливая размер оплаты труда, следует учитывать нормативные и ведомственные акты. Например, размеры окладов по профессиям рабочих и должностных окладов по должностям служащих территориальных органов и подведомственных организаций государственной фельдъегерской службы установлены Приказом ГФС РФ от 29.08.2008 N 262.
В графах 6-8 отражаются надбавки, стимулирующие и компенсационные выплаты: доплаты и надбавки компенсационного характера, премии и иные поощрительные выплаты. То есть если сотрудники выполняют свою работу во вредных условиях труда, одну из этих граф необходимо назвать «Надбавка за работу во вредных условиях труда», а ниже указать конкретный размер этой надбавки.
К сведению. На основании Постановления Правительства РФ от 20.11.2008 N 870 «Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда» лицам, выполняющим работу в таких условиях по итогам аттестации рабочих мест, гарантировано повышение оплаты труда не менее чем на 4% тарифной ставки (оклада), установленной для различных видов работ с нормальными условиями труда.
Надбавки в штатном расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. В случае изменения размера последних можно поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 «Примечание» сделать ссылку на документ, который регулирует это изменение. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности «северного» стажа. Поэтому при заполнении штатного расписания в графе «Доплаты» можно поставить прочерк (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате. Это позволит не менять штатное расписание каждый раз при ее изменении.
В графе 9 указывается сумма должностного оклада и надбавок по каждой должности. А графа 10 «Примечание» в большинстве случаев останется пустой, однако есть случаи, когда ее придется заполнить. Это касается работников, у которых нет как такового фиксированного размера оплаты труда, — сдельщиков, повременщиков и др.
Как правильно указать размер почасовой оплаты труда работника в штатном расписании? Условие о ее размере указывается в графе 5 «С тарифной ставкой (окладом) и пр.», в которой отражается почасовая ставка (___ руб./ч). При этом в столбце с примечанием указывается: «Повременная система оплаты труда», — а в графе «Всего в месяц, руб.» следует указать число, которое получается при умножении установленной работодателем ставки (___ руб./ч) на среднемесячное число рабочих часов.
Если у работника сдельная оплата труда, полагаем, что в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» нужно проставить прочерк, а в графе 10 «Примечания» указать «Сдельная оплата труда/Сдельно-премиальная оплата труда» (в зависимости от того, по какой схеме оплаты труда работает сотрудник) и дать ссылку на внутренний документ, регулирующий размер оплаты труда (например, положение об оплате труда или положение об оплате труда и материальном стимулировании).
Внизу таблицы есть строка «Итого». Она заполняется по графе 4 «Количество штатных единиц» и графе 9 «Всего в месяц, руб.». Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке «Штат в количестве». Итог по графе 9 является фондом оплаты труда в организации и может изменяться в большую (в случае работы в выходные дни или сверхурочно) или меньшую сторону (когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т.д.).
Штатное расписание может состоять из нескольких листов. Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке. При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи. Данная процедура может применяться и в случае подписания штатного расписания филиала перед его утверждением отдельно от головной организации.
Порядок утверждения и внесения изменений в штатное расписание
По общему правилу штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Об этом говорится в Указаниях. Реквизиты приказа — дата и номер — заносятся в шапку документа в специально предусмотренные для этого строчки. Отметим, что нормативно-правовыми актами может быть установлен особый порядок утверждения штатного расписания. Так, на основании п. 10 Порядка утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС РФ разработанные штатные расписания представляются на утверждение и регистрацию:
— казенными учреждениями (за исключением казенных учреждений центрального подчинения, территориальных подразделений ГПС МЧС и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС) — начальникам региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;
— казенными учреждениями центрального подчинения — соответствующему заместителю Министра РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по подчиненности через Организационно-мобилизационный департамент МЧС;
— территориальными подразделениями ГПС МЧС и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС — начальникам главных управлений МЧС по субъектам РФ.
При этом если установлено, что в представленных на утверждение и регистрацию штатных расписаниях введены не предусмотренные штатным перечнем или штатным нормативом должности и профессии, неправильно установлены должностные оклады (тарифные ставки) или выявлены другие недостатки, регистрация штатных расписаний проводится только после устранения указанных нарушений (п. 22 Порядка утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС РФ).
Отметим, что регистрация штатных расписаний производится путем нанесения на них в верхнем правом углу сведений о номере, под которым данное расписание зарегистрировано в журнале учета регистрации штатных расписаний, о штатной численности зарегистрированных должностей и фонде должностных окладов. После регистрации и занесения в журнал учета регистрации штатных расписаний зарегистрированные расписания (первые экземпляры) возвращаются по принадлежности.
Что касается изменений штатного расписания, они также вносятся приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. При внесении изменений может возникнуть вопрос: надо ли согласовывать их с профсоюзным органом? Давайте разберемся. На основании ст. 8 ТК РФ работодатели могут принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством. Однако в определенных случаях, установленных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов должен учитывать мнение представительного органа работников (при наличии такового).
Штатное расписание является локальным нормативным актом, в котором отражаются не только структурные подразделения, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, но и размеры окладов (тарифных ставок), доплат и надбавок. А в силу ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок устанавливаются, в том числе, локальными нормативными актами. Поскольку штатное расписание отображает основные положения заключенного в установленном порядке коллективного договора или положения об оплате труда, принятого с учетом мнения представительного органа работников, то при утверждении штатного расписания нет необходимости учитывать мнение профсоюза.
Однако, если коллективным договором или соглашениями предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников, то согласование штатного расписания с профсоюзом обязательно (ч. 3 ст. 8 ТК РФ).
После утверждения штатных расписаний для некоторых учреждений установлена необходимость их регистрации. Регистрация оформляется путем нанесения в верхнем правом углу титульного листа надписи о номере, под которым данное штатное расписание зарегистрировано в журнале учета регистрации штатных расписаний, штатной численности зарегистрированных должностей и фонде должностных окладов (тарифных ставок).
Нужно ли ставить печать учреждения на форме Т-3? Нет, унифицированная форма не предусматривает проставления печати на утвержденном штатном расписании.
Штатное расписание в филиалах
Начнем с того, что филиал не является юридическим лицом, а значит, и не будет работодателем для работников. Поскольку филиалы так же, как отделы, секторы или иные подразделения, являются структурными частями учреждения, составление штатного расписания по частям (отдельно по должностям головной организации и филиалов) неверно, ведь штатным расписанием оформляется структура всей организации.
Однако все же руководителям филиалов может быть предоставлено право утверждения штатного расписания филиала и тогда у них будет свое расписание. Если такое право предоставлено, в графе «Наименование организации» необходимо указать наименование не филиала, а головной организации в соответствии с уставными документами. Наименование филиала будет указано в графе «Структурное подразделение», чем он, по сути, и является. А в локальных нормативных актах рекомендуется прописать процедуру передачи информации (например, путем передачи заверенной копии штатного расписания филиала или выписки из него в головную организацию).
Сроки хранения
Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций, установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. Подпунктом «а» п. 71 названного перечня установлено, что штатные расписания организации и изменения к ним хранятся по месту разработки и утверждения постоянно.
Иногда в учреждениях составляются проекты штатных расписаний по структурным подразделениям, которые затем сводятся в одно штатное расписание учреждения. Такие проекты тоже необходимо хранить, но всего пять лет (п. 72 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Помимо разработки проектов возможно ведение переписки по вопросам включения той или иной должности в структуру подразделения и пр. Срок хранения такой переписки еще меньше и составляет три года — п. 73 Перечня типовых управленческих архивных документов.
