Праздничное агентство как бизнес. Бизнес план агентства по организации праздников

Вы чувствуете в себе организаторские способности и любите праздники? Попробуйте на этом заработать, открыв собственное event-агентство! Это достаточно прибыльный, интересный и перспективный бизнес с минимальным порогом входа. Вы будете организовывать свадьбы, дни рождения, проводить корпоративы и различные детские праздники, знакомясь с новыми людьми и находя себе клиентов “сарафанным” способом. Этот рынок практически не имеет конкурентов, особенно в провинциальных городах. Давайте разберем, как открыть агентство по организации праздников и сколько можно заработать на этом.

Как регистрироваться

Для создания подобного агентства вам достаточно зарегистрироваться как обычный индивидуальный предприниматель. В качестве кодов ОКВЭД нужно выбрать 92,3 и 92,72. Это позволит вам охватить весь спектр услуг по ивентам.

Обратите внимание: регистрацию можно начинать не сразу после того, как вы решили открыться, а после наработки собственной базы клиентов. Это позволит сэкономить вам на налогах.

Не торопитесь регистрироваться — сначала следует наработать базу клиентов и завести нужные связи

Вам нужно будет создать бренд и качественное портфолио, иначе клиентов у вас практически не будет. Поэтому вы можете просто провести два-три события как частное лицо, чтобы получить необходимый опыт, сделать несколько качественных снимков и снять видеоматериал о своей работе.

Какое помещение выбрать

Вам обязательно понадобится офис. Он должен быть в центре города, а не на окраинах или в заводском районе. Поначалу можно сэкономить, приглашая клиентов к себе домой или назначая встречи в кафе, но в итоге вам все равно нужно будет хорошее помещение, которое подчеркнет ваш статус, как солидной конторы.

Помещения размерами в 25-30 квадратных метров вполне достаточно для ведения успешной деятельности . Вам нужно будет сделать ремонт в нем, оформив в ярких, привлекательных тонах. Мы рекомендуем пригласить для оформления опытного дизайнера — все должно быть сделано профессионально и гармонично.

Для того чтобы начать, вам нужно будет закупить удобный диванчик, стол, кресла, стулья, пару компьютеров, телевизор для демонстрации различных фотографий и видео, принтер и факс. Ориентировочно на обустройство офиса вам придется потратить порядка 100 тысяч рублей плюс еще 100 тысяч на его ремонт.

Также для ведения бизнеса вам понадобится специализированное оборудование и декорации. Но не стоит покупать дорогие ди-джейские пульты или большое количество нарядов для свадьбы — их можно взять в аренду при необходимости. Когда вы поймете, что оборудование вам действительно нужно постоянно и оно себя окупит, то тогда и покупайте его.

Для работы вам может понадобиться следующий список вещей:

1. Недорогой микшер.
2. Хороший дистанционный микрофон.
3. Качественные колонки.
4. Усилитель.
5. Ноутбук.
6. Комплект светомузыки.

На закупку этого вам придется потратить порядка 150 тысяч рублей. Впоследствии вам, скорее всего, понадобится качественный зеркальный фотоаппарат и видеокамера, но на первых этапах лучше просто нанимать хороших фотографов и операторов со своей техникой.

Помещение вам понадобится для создания офиса и хранения реквизита

Подбор персонала

Итак, вы уже точно определились, что хотите заняться организацией праздников как бизнес: с чего начать, как преуспеть в этом нелегком деле? Если на первых этапах вы сможете работать в одиночку, то по мере развития вам гарантировано понадобятся помощники . Вам придется нанять:

1. Менеджера. Он будет принимать звонки, разъяснять различные вопросы клиентам, оформлять заказы и следить за их исполнением. Заработная плата такого менеджера обычно устанавливается на уровне 10 тысяч + определенный процент с каждого заказа.
2. Оформитель. Этот человек будет заниматься декорированием залов, заказом костюмов, цветов и пр. Обычно оформители получают определенный процент с каждого заказа, но зачастую его дешевле оформить на постоянную зарплату.
3. Водитель со своим автомобилем. Вам придется постоянно что-то возить с места на место, поэтому без машины будет сложно. Можно просто нанять водителя с транспортом на ЗП в 10-15 тысяч.

Все люди любят праздники. Свадьбы, юбилеи и другие знаменательные даты хочется отпраздновать весело, с размахом, чтобы и гости, и виновник торжества запомнили их надолго. Как правило, на такие мероприятия деньги не экономятся. Но организовать торжество самостоятельно не всем по силам. Для этого и существуют праздничные агентства, которые берут на себя подготовку и проведение, учитывая все пожелания клиента.

Такой вид бизнеса может стать достаточно прибыльным, если правильно организовать работу. Прежде чем открыть свое дело в этой нише, необходимо составить бизнес-план праздничного агентства, это позволит сделать его рентабельным.

Составляем бизнес-план

Помещение под офис

Желательно, чтобы праздничное агентство находилось в удобном с точки зрения транспорта месте. Заказчикам должно быть легко до него добираться. Для начала можно арендовать помещение площадью 30-40 кв. метров, в дальнейшем, когда фирма разовьется и станет приносить хороший доход, целесообразно будет задуматься о расширении. Необязательно арендовать офис в центре города, это будет стоить недешево, но он должен быть на виду. Также необходимо продумать, где хранить аппаратуру, реквизит и другие вещи, которые используются для проведения праздников.

Персонал

К подбору персонала нужно подходить ответственно. В идеале сотрудники должны иметь опыт подобной работы и обладать творческими способностями. Не обойтись агентству без таких специалистов, как:

• менеджер по продажам;
• креатив-менеджер;
• декоратор-дизайнер.

В обязанности менеджера по продажам входит организация финансовых работ, поиск новых клиентов. Хорошо если такой специалист уже работал в данной сфере, тогда у него может быть своя клиентская база.

Каждый праздник начинается с написания сценария. Этим в агентстве занимается креатив-менеджер. Он также отвечает за оформление зала и всего мероприятия. Декоратор-дизайнер работает над созданием образа праздника, занимается материальными вопросами.

В начале деятельности можно принять в штат только часть сотрудников, а остальных приглашать по мере необходимости, заключая с ними трудовой договор. Могут потребоваться клоуны, певцы, танцоры, актеры или фотографы, работу которых можно оплачивать по факту выполнения, а не ежемесячно. Это поможет значительно сэкономить средства.

Как работать с клиентами

Агентство, которое занимается организацией праздничных мероприятий, обязательно должно иметь собственный сайт и телефонную линию. На сайте клиенты смогут ознакомиться с перечнем услуг, расценками, сроками. По телефону они могут задавать интересующие их вопросы, быстро получать необходимую информацию.

Кроме поиска новых клиентов, нужно привлекать также и старых, напоминать им о себе можно, предлагая скидки или участие в акциях. Если они останутся довольными организованным праздником, то обязательно воспользуются услугами агентства еще раз или посоветуют его своим друзьям и знакомым.

Расходы

Сумма, которая потребуется на открытие праздничного агентства, может быть разной. Если речь идет о большом городе, то нужно рассчитывать примерно на 600 тысяч рублей. В маленьком городе это мероприятие потребует значительно меньше средств.

Составляя бизнес план агентства по организации праздников, нужно учитывать обязательные расходы.

1. За регистрацию предприятия придется заплатить 1 раз 6 тысяч рублей.
2. Аренда помещения будет стоить около 40 тысяч рублей.
3. Ремонт также потребует приблизительно 40 тысяч рублей в зависимости от размаха и возможностей предпринимателя.
4. Офисная мебель и техника покупается 1 раз, на нее придется потратить порядка 50 тысяч рублей.
5. Различное оборудование обойдется в 80 тысяч рублей.
6. Нельзя забывать о зарплатах сотрудникам, на это нужно выделять около 40 тысяч рублей ежемесячно.
7. Коммунальные платежи потребуют каждый месяц в среднем 2 тысячи рублей.

Некоторые платежи нужно сделать один раз, на другие придется выделять деньги ежемесячно. Приблизительные расчеты сделаны для небольшого города. Если же открывать агентство в крупном городе, на аренду и заработную плату придется выделить больше средств.

Нужно отметить, что рентабельность такой фирмы составляет около 60%, а окупится предприятие в течение 1 года.

Очень важно привлекать к работе настоящих профессионалов своего дела. Только с помощью опытных сотрудников можно организовать по-настоящему хороший праздник. Нужно помнить, что квалифицированному работнику и платить нужно достойно. Если его зарплата в агентстве будет заниженной, то есть вероятность, что его переманят к себе конкуренты.

Сценарий праздника должен быть тщательно продуманным, чтобы во время торжества не возникало заминок. Также нужно помнить основное правило бизнеса – клиент всегда прав. Задача агентства – провести праздник так, чтобы клиенту понравилось, только тогда можно рассчитывать на долгосрочное сотрудничество.

На руку агентству может сыграть так называемое сарафанное радио, особенно в небольших городах. Когда довольный клиент рассказывает своему знакомому о том, какой замечательный праздник устроило ему агентство, молва об этом быстро разносится по всему городу. Тогда у людей не возникает сомнений, куда обращаться для организации торжества. Если же клиент остался недовольным, эта информация тоже очень быстро станет достоянием общественности. Нужно помнить об этом, и тогда агентство будет всегда ассоциироваться с хорошим настроением и качественными услугами.

Чтобы начать процветающее дело, нужно найти сферу, которая на данный момент наиболее востребована.

Именно к таким относится агентство по организации праздников. Это оригинальный и выгодный бизнес, который активно развивается на современном рынке.С чего начать деятельность в такой сфере?

Официальная регистрация

Пожалуй, трудно представить занятие более интересное, чем организация праздников. Бизнес-план такого дела начинается с расходов на получение официальных документов, дающих разрешение на ведение деятельности. Прежде всего, необходимо зарегистрироваться в качестве юридического лица или предпринимателя (на выбор).

Чтобы определиться с формой хозяйствующего субъекта, проконсультируйтесь с квалифицированным юристом. Например, выбирая ООО, можно будет включить в бумаги учредителей-партнеров, которые вложили равную долю инвестиций. Форма ПБОЮЛ не требует таких учредителей.

Базовые документы для регистрации предприятия включают в себя устав, заявление в регистрирующий орган, для ООО дополнительно потребуется предоставить данные об учредителях и информацию о их заседании. Также нужно заплатить государственную пошлину. Процедура регистрации осуществляется в налоговой службе, в фондах социального и обязательного медицинского страхования.

Выбор помещения

Перед тем как создать агентство по организации праздников, нужно определиться с местом офисного помещения. Именно там клиенты будут оформлять заказ, приходить для знакомства с портфолио и актерами, общаться с директором фирмы. В качестве такой территории можно использовать как специально оформленную квартиру, так и арендованный офис.

Размещаться фирма может где угодно, но клиентам намного удобнее, если она будет находиться неподалеку от центра и непосредственно от мест, где и будет проходить организация праздников. Бизнес-план должен учитывать расходы на аренду, которые могут оказаться чуть выше, чем при использовании помещения в спальном районе. Зато в центральной части города будет гораздо более плотный поток людей, а значит, количество потенциальных клиентов будет выше, что позволит оправдать расходы.

Рекламное продвижение

Открывая агентство по организации праздников, необходимо сразу же продумать рекламу. Стоит разработать рекламные буклеты, которые можно будет распространять по почтовым ящикам, оставлять в магазинах, салонах красоты, кафе и ресторанах.

Кроме того, нужно сделать визитки, расклеить по городу афиши и продумать праздник, посвященный открытию, на котором потенциальные клиенты сразу же смогут убедиться в высоком уровне качества предоставляемых услуг. Без всех этих мер бизнес может столкнуться с периодом простоя в первые недели своего существования.

Набор сотрудников

С чего начать бизнес по организации праздников? Еще одним пунктом является подбор работников. Это должны быть талантливые артисты разных направлений, например, клоун, певец, театральный актер. Кроме того, потребуется автор сценариев, который будет придумывать тексты для праздников, учитывая запросы и пожелания клиентов.

Часть примерных работ нужно создать заранее, чтобы посетители могли ознакомиться с ними и убедиться, что им подходит подобная стилистика. Потребуется костюмер, который будет ухаживать за сценическими нарядами, возможно, и шить новые. Нужен будет и гример, и секретарь, и менеджер. На стартовом этапе, когда агентство по организации праздников еще не пользуется большим спросом, один и тот же человек может отвечать за разные сферы деятельности. Например, костюмер вполне может быть ответственным за грим.

Список предоставляемых услуг

Готовый бизнес-план организации праздников должен включать в себя описание мероприятий, которые будет проводить компания, а также их предполагаемую стоимость. Среднестатистическое агентство предлагает своим клиентам проведение детских праздников, например, утренников, организует вечеринки для частных лиц, осуществляет планирование вечеров досуга, а также семинаров и конференций.

Для каждого из таких предложений должен быть готовый сценарий «под ключ», по которому клиенты смогут судить о примерном ходе событий на заказанном ими мероприятии, и список актеров или аниматоров с их фотографиями. По возможности заказчик должен познакомиться и пообщаться с ними заранее.

Что потребуется для офиса?

Офисного оборудования может быть совсем немного. Для успешного ведения дел достаточно будет нескольких компьютеров с подключением к сети интернет, а также факса и ксерокса. В офисе можно разместить менеджеров, которые будут заниматься работой с клиентской базой.

Для организации праздников и мероприятий потребуется такое оборудование, как проекторы, проекционные экраны, монтажные сценические конструкции, а также автомобиль. Кроме того, нельзя будет обойтись без аудио- и видеоаппаратуры, например, микрофонов, усилителей, колонок. Все это можно взять на первое время напрокат или приобрести подержанный товар.

Возможности партнерства

Чтобы снизить расходы в первые месяцы деятельности, а также получить возможность бесплатного источника рекламы, попробуйте найти фирму для партнерских отношений.

Идеально подойдет компания, которая работает над украшением помещений и залов для праздников и тематических вечеринок. Такое партнерство позволит сэкономить средства при небольшом стартовом капитале.

Клиенты смогут заказывать сразу пакет услуг, что удобно и для них, и для вас. А если компания-партнер уже зарекомендовала себя на рынке, для вашей фирмы это будет дополнительным стимулом к успеху. Размещая на визитках, рекламных буклетах и интернет-сайтах информацию о услугах партнерского предприятия, вы сможете распространять сведения о своем агентстве среди внушительного количества потенциальных заказчиков совершенно бесплатно.

Нанимая людей, не стоит пытаться сэкономить. Недовольный коллектив вполне может развалиться, так как эта сфера деятельности благоприятна для фрилансеров, и многие актеры без проблем найдут себе работу. Для этого совсем не требуется агентство по проведению праздников.

Бизнес-план можно урезать в расходах на аренду или на полиграфию, но кадры не должны страдать ни в коем случае, только так вы сможете создать крепкий и дружный коллектив. Проще относитесь к некоторым рабочим моментам, ведь сотрудничество с творческими людьми не предполагает строгого распорядка. Незапланированные ситуации будут возникать постоянно, без этого не обходится никакая организация праздников.

Бизнес-план должен позволять отступления и нововведения именно с учетом такой особенности данной сферы предпринимательства. Будьте готовы к необходимости постоянных инвестиций, на первом этапе они просто необходимы для роста вашего дела. Постарайтесь научиться мыслить креативно, чтобы справляться с сезонным спросом. Открывайте новые направления, ищите корпоративных клиентов.

Только не надо хвататься за все дела сразу, лучше идеально прорабатывать один сценарий за другим. Корпоративные тренинги и частные мероприятия – отдельная бизнес-идея. Организация праздников для таких клиентов ведет в мир большой прибыли. Попасть в него недостаточно, нужно постоянно придумывать и удивлять. Можно сказать, что бизнес этот очень сложный, но и захватывающий одновременно.

Работа с клиентами

Чтобы поддерживать свое дело на плаву, недостаточно идеально проводить оформление праздников. Бизнес-план должен включать расходы на сайт, который будет создан с привлечением профессионалов. Эта виртуальная страница будет наглядным представлением креатива, на который способно ваше агентство, поэтому недооценивать ее значение категорически нельзя.

Кроме того, для постоянного роста количества клиентов необходимо осуществлять так называемые горячие звонки: сотрудники фирмы должны привлекать людей на тематических акциях и выставках, распространять визитки, а потом звонить после предварительного знакомства. Для постоянных клиентов следует продумать возможность скидочных программ и проведение специальных вечеринок.

Мелочей в этом быть не может, важно нестандартно подходить к общению со всеми типами заказчиков. Подарки к праздникам, видеопрезентации сценариев – все маркетинговые методы будут хороши для привлечения внимания именно к вашему агентству и для выделения его среди всех прочих.

Расходы на начало деятельности

Для старта потребуется не так уж много денег, достаточно будет суммы в пять тысяч долларов. Часть этих средств уйдет на зарплату сотрудников, другую придется потратить на костюмы, косметику и оборудование. Третья часть будет направлена на аренду помещения.

Если средства позволяют, его можно и приобрести, но такие расходы уже не входят в план бюджетного старта. Не лишним окажется ноутбук, на котором можно будет демонстрировать клиентам видеозаписи с уже проведенных компанией мероприятий.

Купив все вышеописанное, можно с уверенностью начинать работу в сфере организации праздников. Если в вас есть творческое начало и вы смогли найти свой собственный креативный подход, прибыль не замедлит появиться, оправдывая все, что было затрачено на агентство в первые месяцы его существования.

Жизнь дарит много поводов, которые хочется отметить. Большинство людей любит праздники, ведь любое торжество - это повод вырваться из будничной суеты, повеселиться, расслабиться и получить массу положительных впечатлений. Предвкушение приближающегося радостного события может быть подпорчено лишь осознанием того, что организовать поистине незабываемый праздник нелегко и не у каждого для этого найдутся время, силы и план действий. Именно поэтому услуги агентств по организации праздников (event-агентств) востребованы круглый год.

Удачный старт и развитие бизнеса, в том числе в сфере оказания услуг по организации торжественных мероприятий, зависят в первую очередь от того, насколько ответственным был подход к ведению дел.

Тщательно продуманный бизнес-план как основа организации праздничного агентства позволит реализовать идеи, достигнуть поставленных целей и, минимизировав временные и денежные затраты, добиться высокой рентабельности.

Правовые аспекты, выбор специализации и оценка регионального рынка

Наиболее удобной правовой формой ведения бизнеса, связанного с организацией разного рода мероприятий, является общество с ограниченной ответственностью (ООО). Такой формат позволит успешно сотрудничать со всеми категориями клиентов: как юридическими, так и частными лицами.

Необходимо сразу определиться со специализацией будущей компании. На сегодняшний день конкуренция в данной сфере достаточно высока и фирмы узкой специализации, надежно закрепившись в своей нише, обладают большими шансами на успех. Степень успешности разрабатываемого проекта по организации праздников напрямую зависит от региона, в котором ведется бизнес. В таких крупных городах, как Москва или Санкт-Петербург, подобные фирмы сталкиваются с большой конкуренцией, заполучить клиентов сложно, удивить их чем-нибудь, чего еще не было, еще сложнее. Многие регионы, особенно отдаленные от столицы, в полной мере не охвачены данного рода услугами, начинать и развивать бизнес там легче.

В зависимости от целевой аудитории, специализацией праздничного агентства может быть организация детских, корпоративных, частных, официальных, свадебных, семейных мероприятий, а также розыгрыши, выставки, показы мод, вечера досуга, конференции, семинары и многие другие. Важно сразу определиться со списком предоставляемых услуг, которые позже будут внесены в прайс-лист. Большая часть заказчиков рада согласиться на организацию праздника «под ключ», то есть начиная с написания сценария и заканчивая подарками гостям. Во избежание возникновения недоговоренностей, лучше составить полный перечень услуг, которые может предложить праздничное агентство.

Детальный анализ рынка существующих в регионе агентств по организации мероприятий позволяет оценить конкурентов, учесть их слабые места и получить первые преимущества перед другими, сформировать приемлемые цены на услуги.

Важно четко сформулировать основные отличия от компаний-конкурентов. Например, агентство может предлагать организацию детских утренников на собственной территории (детские комнаты) или предоставлять услуги флориста для украшения залов по сниженной цене.

Вернуться к оглавлению

Производственная программа компании

Вернуться к оглавлению

Выбор помещения и материальное обеспечение

Центром создаваемой организации должен стать офис. Его отсутствие вызывает у клиентов подозрения относительно состоятельности и надежности вашего праздничного агентства, к тому же заинтересовать клиента на выездных переговорах намного сложнее, ведь привезти с собой 100% графической информации (презентации, каталоги, фотографии) не удастся.

При выборе помещения для аренды или покупки необходимо учесть несколько основных факторов. Офис должен располагаться в зоне максимальной транспортной доступности, никто не поедет за тридевять земель, а подыщет что-нибудь с удобным местоположением. Площадь помещения праздничного агентства, оптимальная для работы, составляет около 50 кв.м. Чем просторнее будет офис, тем легче будет разделить его на рабочие зоны: кабинет для менеджеров, переговорная и хозяйственно-складская. Очень важно уделить особое внимание оформлению интерьера, хорошее настроение клиента - залог успеха и сделанного заказа.

В офисе необходимо установить современную технику. План развития обязательно должен включать приобретение компьютеров или ноутбуков, подключенных к сети интернет, телефона-факса, принтера, ксерокса. Также стоит задуматься о покупке проектора или большого телевизора, их можно будет использовать, чтобы поразить заказчиков презентацией своей работы.

Большое количество разнообразного оборудования и аппаратуры понадобится непосредственно при организации праздников (монтажные конструкции для сцены, автомобили, музыкальное оборудование, машина мыльных пузырей для детских утренников и т.д.). На первом этапе в бизнес-план можно включить аренду, а при стабильном увеличении прибыли перейти к приобретению.

Вернуться к оглавлению

Подбор штата сотрудников

Правильнее всего нанять несколько постоянных работников и привлекать остальных на договорных началах. Чтобы бизнес развивался, штат фирмы обязательно должен быть укомплектован двумя постоянными менеджерами по продажам и работе с клиентами, одним креатив-менеджером и одним декоратором-оформителем.

Хорошие менеджеры придут со своей клиентской базой и обеспечат поток первых клиентов. В дальнейшем их работа будет заключаться в поиске и привлечении новых заказчиков и общении с ними. Основная задача креатив-менеджера - предоставлять идеи ярких праздников и оформлять их как сценарий и план организации мероприятия. То, насколько положительными будут отзывы о праздничном агентстве, зависит не в последнюю очередь от того, насколько компетентными и ответственными окажутся креативные менеджеры. Дизайнер-оформитель, или декоратор, занимается созданием общего образа праздника в соответствии с основной идеей. Если креатив-менеджер отвечает за организацию праздника, то декоратор занимается материальным обеспечением. Оплату лучше организовать как сдельно-премиальную, то есть ставка и процент от стоимости заказа или премиальные начисления.

К услугам остальных специалистов с договорной оплатой можно обращаться периодически в случае возникновения потребности. В качестве приходящих работников понадобится бухгалтер, ведущие, актеры, клоуны для детских праздников, танцоры, вокалисты, фотографы, музыканты и другие. В дальнейшем людей с наиболее востребованными в организации праздников профессиями можно будет включить в список кандидатов на постоянное оформление.

Вернуться к оглавлению

Составление перечня подрядчиков

До начала работы необходимо составить базу подрядных организаций, предоставляющих товары и услуги, необходимые для слаженной работы праздничного агентства. В процессе работы стоит выделить несколько ответственных компаний, сотрудничество с которыми можно подкрепить подписанием договоров или устными дружескими договоренностями. В таком случае не будет возникать опасность в разгар сезона лишиться необходимого оборудования или платить тройную цену, не включенную в бизнес-план.

Со специалистами, услуги которых могут понадобиться клиентам в любой момент, лучше иметь предварительные договоренности о сотрудничестве. Также стоит пообщаться с представителями нескольких кафе и ресторанов, много заказчиков предоставит выбор заведения для проведения праздника агентству.

Вернуться к оглавлению

Организация рекламы и маркетинговых мероприятий

Рекламная кампания агентства по организации разного рода мероприятий может включать несколько способов: создание сайта и его продвижение, телефонный маркетинг, директ-маркетинг, посещение менеджерами предприятий и предоставление информации об услугах, рекомендации одних клиентов другим.

Необходимо обеспечить 100% удовлетворения организацией праздников для каждого клиента, потому что в таком бизнесе рекомендации друзьям, родным и коллегам от довольных заказчиков - это лучшая реклама.

Обязательно нужно заказать визитки и разработать для них оригинальный дизайн в стиле специализации работы агентства. Когда бизнес находится на начальном этапе, необходимо раздавать как можно больше визитных карточек, хоть какая-то часть из них все-таки попадет в нужные руки. Со многими заведениями (кафе, рестораны) можно договориться о размещении информационных материалов: брошюр, плакатов, визиток.

Особое внимание стоит уделить созданию красивого и яркого сайта, наполненного необходимой информацией. На нем можно размещать презентации, фото- и видеоотчеты с проведенных мероприятий, новости и предложения.

Праздники любят как дети, так и взрослые. В жизни человека есть много поводов для таких мероприятий – личные, общественные, корпоративные, индивидуальные. Часть людей предпочитает отмечать в домашних условиях, без особого шика. Но большинство виновников торжества выбирает праздник «на широкую ногу», чтобы событие доставило массу положительных эмоций и запомнилось надолго. Заниматься организацией торжества есть желание не у всех. Проще привлечь к этому профессионала и обратиться в специальное агентство, которых в некоторых населенных пунктах недостаточно. Если вы творческий и активный человек, то есть повод обратить внимание на эту предпринимательскую нишу и составить бизнес-план агентства по организации праздников. Наш пример позволит сориентироваться в этапности проекта и пунктах, которые должны наполнить бизнес-план агентства по организации праздников с расчетами.

Резюме

Специфика и масштабность агентства праздников зависит от личных предпочтений начинающего предпринимателя. Можно выбрать узкую специализацию на проведении только небольших торжеств, например детских утренников, дней рождения (домашних или в детском центре). Эффективнее стартовать с более развернутого списка услуг, чтобы не остаться за бортом этого мира. Если в населенном пункте каждое агентство предлагает мероприятия для детей как один из числа многих и имеет опыт, то заказчик не будет сомневаться в выборе. Родители не хотят разочаровывать своих чад и выберут компанию по рекомендации. Широкий потенциал начинающего организатора досуга увеличит базу потенциальных клиентов, из которых могут появиться первые заказчики.

Стартовать в сфере организации праздников можно с частных объявлений, не имея отдельного офиса и обсуждая концепцию с заказчиком в домашних условиях или в кафе. Но это не позволит привлечь внимание солидных клиентов, потому что окружающая обстановка не сможет вызвать доверия в успешности сделки.

Бизнес-план ориентирован на открытие офиса, в котором будет работать основной штат сотрудников, храниться часть реквизита и оборудование для демонстрации конкретных предложений по сценарию мероприятия.

Характеристика проекта

Вид деятельности: оказание услуг в сфере развлечений; организация мероприятия разного вида и масштаба.

ОКВЭД: 90 «Творческая деятельность в области искусства и организации развлекательных мероприятий».

Форма деятельности: ИП.

Налогообложение: УСН.

Расположение объекта: офис в центральной части населенного пункта будет снят в аренду. Выбрано помещение площадью 30 кв. м. Пространство предполагается разделить на кабинет руководителя и зону для приема клиентов, обсуждения проекта мероприятия. Расположен офис на 1-м этаже жилого дома. Имеет выход на проезжую часть, что обеспечит дополнительную рекламу агентству. Требуется ремонт и выбор концепции дизайна, чтобы клиент при входе был очарован креативностью студии праздника.

График работы офиса:

В будние дни: с 09:00 до 19:00.

В субботу: с 10:00 до 16:00.

Воскресенье – выходной.

Часы занятости сотрудников агентства по организации праздников зависят от даты и времени заявки мероприятия. Продолжительность услуги тоже определяется при обсуждении. Обычно торжества назначаются на пятницу или субботу, но и в другие дни работы достаточно.

Перечень услуг

• Услуги ведущего мероприятия (аниматор, ведущий, диджей).
• Сказочные персонажи, ростовые куклы, клоуны.
• Развлекательный тематический сценарий мероприятия с ограничением по времени.
• Музыкальное и световое сопровождение праздника.
• Видеосъемка, создание фильма.
• Фотосессия и фотосъемка важных моментов мероприятия.
• Оформление зала, в котором проводится праздник (шарами, цветами, плакатами, другими атрибутами).
• Организация шоу шаров, фейерверков, театральных постановок с участием гостей.
• Помощь в поиске кафе, домиков, других помещений для праздника.
• Консультация по костюмам, атрибутам праздника, предоставление аксессуаров и иных предметов в аренду.
• Организация автомобильного кортежа.
• Подбор меню, рекомендации заведений, кулинаров, поваров.
• Проведение мероприятия «под ключ» (свадьба, юбилей, корпоратив).

Финансирование проекта

Бизнес-план ориентирован на открытие агентства с оформлением специального помещения под офис. На выбранной территории необходимо обустроить рабочие места для основного состава творческого коллектива и место для встреч с заказчиком. Часть реквизита и расходные материалы для подготовки к празднику займут определенное пространство. Нужны стеллажи и шкафы. Вложения на начальном этапе зависят от масштабов ремонта в помещении и оборудования, без которого не обойтись на старте. Все затраты отразим в таблице:

Инвестиции могут быть больше, чем указано в таблице. Некоторые предметы будут покупаться по мере необходимости. Например, для оформления помещения шарами нужно приобрести баллон с гелием и шарики разной формы, цвета, размера. Стоимость предметов будет определена по прайсу партнера-поставщика. Для конкретных мероприятий (свадьба, юбилей) могут потребоваться живые цветы, которые можно заказать у флористов к определенной дате. На начальном этапе сложно учесть все моменты расходов, потому что их список может постоянно обновляться по ходу работ.

Перечень услуг event-агентства разнообразен, но часть из них будет предоставляться по договору партнерства с конкретными людьми или организациями, коллективами. В смету можно не включать фото-, видео- и музыкальную аппаратуру, если заключить договор с внештатным фотографом, музыкантом, диджеем. По мере раскрутки можно приобрести некоторое оборудование в агентство.

В штате или вне штата

Кадровый вопрос может быть сложным и потребовать от предпринимателя выбора:

1. Договориться с частными профессионалами в конкретной области о найме их на проведение праздника за процент от выручки. Нет необходимости набирать людей на постоянную работу и устанавливать оклад. Приглашенная «звезда» проведет мероприятие, получит разовое вознаграждение и будет ждать очередного предложения. В этом случае придется ориентироваться на программу, которую предлагает ведущий, аниматор, персонаж. Свой сценарий реализовать труднее.
2. Сформировать свой штат определенных персонажей и придумать несколько программ, которые смогут выбрать заказчики. Придется установить людям оклад, чтобы они не разбежались при отсутствии заказов.

Обязательно принять в штат следующие должности:

• Менеджер по работе с клиентами. Консультирует заказчиков по телефону и лично о перечне услуг, программах, прайсе. Оформляет документы на проведение мероприятия и оплату услуг. Оклад фиксированный – 15 тыс. рублей + проценты от сделки.
• Сценарист. Должен быть креативной личностью и иметь профильное образование. Зарплата зависит от количества написанных сценариев и участия в организации праздника.
• Администратор. Отвечает за подготовку участников к мероприятию, отслеживает этапы выполнения заказа. Фиксированный оклад в размере 20 тысяч рублей и бонус в процентах от прибыли за месяц.

Расходы на зарплату постоянным сотрудникам составят около 50 тысяч рублей в месяц, плюс взносы в фонды – 15 тысяч рублей и отчисления ИП за себя за год в размере 30 тыс. рублей.

Сроки подготовки к открытию

Если не ориентироваться на конкретный сезон мероприятий, например, свадьбы с весны до осени, выпускные в детских садах, школах, вузах, то открыть агентство праздника можно в любое время. Много времени занимает поиск подходящего помещения, ремонт и набор квалифицированного персонала. В нашем случае предполагается запуск офиса в работу весной. На отделку и оснащение выделяем 2–3 месяца. Коллектив уже сформирован, программа написана. Есть клиентская база, которая собрана частными выездами по объявлениям. Этапность работ отметим в таблице, чтобы процесс не затянулся и не привел к большим затратам, чем заложено в смету.

В апреле начинается сезон свадеб, к которому агентство должно быть готово. Возможно, что стартовым будет заказ на проведение дня рождения, корпоратива или иного мероприятия.

Планирование дохода

Этот этап бизнес-плана агентства по организации праздников сложно спрогнозировать. Неизвестно, какие услуги и в каком объеме будут востребованы.

Предположим, что за месяц коллектив может провести несколько мероприятий разного вида:

• День рождения ребенка в домашних условиях с развлекательной программой на 5 часов. К проекту будут подключены аниматор, мультяшный персонаж, диджей с аппаратурой, фотограф и видеооператор. Праздничный торт родители закажут у партнера по рекомендации. В конце праздника – запуск шаров. Чек на сумму 20 тысяч рублей. Предполагаем 3 дня рождения с общим итогом в 60 тыс. рублей.
• Корпоратив компании в ресторане с развлекательной программой и дискотекой на 30 человек. Сценарий рассчитан на 5 часов. Бюджет мероприятия составит 70 тыс. рублей.
• Организация свадьбы «под ключ» с выбором ресторана, меню, кортежа, оформлением зала, ведением развлекательной части. Будут привлекаться партнеры, которые выплатят агентские с заработка. Выручка офиса организации праздника может составить 40 тысяч рублей. Таких банкетов может быть 4 за месяц.

Средний доход составит 200-300 тыс. рублей. Иногда прибыль за месяц может быть выше. Чем интереснее программа у агентства, тем больше заказов будет поступать. За год доходность компании может достигнуть 2,5-3 млн рублей.

В каждом конкретном случае расчеты прибыли нужно делать с учетом прейскуранта организации и количества праздников, которые могут быть организованы агентством за месяц. Рентабельность бизнеса зависит от успешности старта, вида услуг и количества клиентов.

Чтобы определить, через какое время агентство праздников выйдет на самоокупаемость, нужно учесть текущие расходы и чистую прибыль за год. Эти параметры укажем в таблице.

Скажем еще раз, что доходность вашего проекта может отличаться.

После расчетов можно сделать вывод, что чистая прибыль за месяц составит около 100 тысяч рублей, если агентство будет пользоваться популярностью. На начальном этапе было инвестировано 850 тысяч рублей. В течение года компания выйдет на самоокупаемость и сможет расширить свои возможности, увеличить штат постоянных сотрудников, закупить дорогое оборудование, если будет необходимость.

В итоге

Спрос на услуги по организации праздников постоянно увеличивается, несмотря на экономическое положение в стране. Люди не хотят скучного досуга и всегда ищут креативные предложения. Если начинающий устроитель праздника имеет опыт в проведении интересных торжеств, оригинальный подход и сплоченный коллектив, то есть смысл подумать об открытии своего агентства и составить подробный бизнес-план.