Правильное ведение табеля учета рабочего времени. Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников

В каждой организации ежедневно должен вестись учет наличия сотрудников на своих рабочих местах, для этого отдел кадров применяет унифицированную форму табеля учета рабочего времени по форме Т-13. Он позволяет фиксировать их присутствие, опоздания и отсутствия, причины которого могут возникать по разными причинам, как уважительным, так и не уважительным. На основании данных табеля по окончания месяца бухгалтерия рассчитывает заработную плату сотрудников, особенно это касается тех сотрудников, у которых оплата труда формируется исходя из времени присутствия на рабочем месте.

Табель выполняет важную роль в работе предприятия, от учета посещаемости сотрудниками рабочего места, до начисления им заработной платы. Для каждого события введен свой специальный код, который может отражать время трудового дня, болезнь, командировку, отпуск, в том числе опоздание и отсутствие работника на работе. Кроме того, данный документ позволяет отслеживать нормы рабочей недели и вносить определенные коррективы в рабочий процесс.

Так, на основании данных табеля руководитель может принимать определенные решения по изменению трудовой недели сотрудника, если возникла переработка, такое довольно часто может возникать при плавающем графике или замещении болеющего сотрудника. Также на основании данных табеля можно принять решение, как о премировании и поощрении сотрудника, так и о де премировании и наложении взыскания.

Обращаем ваше внимание, что первая часть табеля, за первую половину месяца предоставляется в бухгалтерию для расчета аванса по заработной плате, а на основании полностью заполненного табеля производится полный расчет по оплате труда.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Табель может быть заполнен двумя способами, следует выбирать тот, который будет наиболее удобен и понятен:

Данные вносятся ежедневно – в форме указываются данные о явке сотрудников на работу и неявки, если такой факт был обнаружен.
Данные в форму вносятся только в случае отклонений от нормируемых значений, например, если сотрудник вдруг не пришел на работу, в таком случае отмечается его отсутствие.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

Событие	Цифровой код	Буквенный код
Стандартный рабочий день, сотрудник присутствует на рабочем месте	01	Я
Праздничные и выходные дни. При стандартном графике 5/2 это, как правило, суббота и воскресенье. При индивидуальном графике, например, 2/2 это может быть любой день	26	В
Сотрудник находится в ежегодном оплачиваемом отпуске	09	ОТ
Отпуск по уходу за ребенком, возраст которого не превышает 3-х лет	15	ОЖ
Отпуск предоставляемый за свой счет, без сохранения заработной платы	16	ДО
Отпуск по беременности и родам	14	Р
Больничный	19	Б
Командировка	06	К
Неявка сотрудника по не выясненным обстоятельствам	30	НН

Код вида оплаты труда в табеле

Заработная плата и командировочные – 2000
Оплата работникам по договорам гражданско-правового характера (не входят авторские вознаграждения) – 2010
Оплата отпускных – 2012
Оплата временной нетрудоспособности – 2300

Форма т-13 образец заполнения

Заполнение табеля не представляет собой особой сложности, для этого выбирает удобный для вас вариант ведения учета и проставляете соответствующие данные и коды:

В “Графе 1” необходимо указать очередной порядковый номер.
В “Графе 2” – персональные данные по каждому сотруднику организации, в соответствии со , должность и ФИО.
“Графа 3” содержит табельный номер работника.
В “Графе 4” используя буквенные коды по каждому сотруднику вносятся данные за каждый день рабы, в верхней клетке соответствующий код, а в нижней клетке указывается продолжительность рабочего сотрудника. Так если установлен график 5/2, то рабочий день составляет 8 часов, а продолжительность рабочего дня при графике 2/2, составит – 11 часов. Вносятся данные за первую половину месяца и за вторую в отдельные графы. Вверху – за первую, а ниже за вторую половину. При возникновении переработки работодатель должен компенсировать сотруднику излишне переработанное время либо в денежном эквиваленте, либо отгулами.
В “Графе 5” Указываются суммарно отработанное время отдельно за первую половину, и отдельно за вторую половину месяца.
“Графа 6” содержит итоговое значение отработанного времени (сумма графы 5).
В “Графе 7” вносятся данные о коде оплаты труда.
“Графа 8” содержит данные о счете бухгалтерского учета для отражения затрат по заработной плате.
Графы 10-13 применяются для учета неявок сотрудника с указанием соответствующего кода и количества дней.

Нестандартные ситуации

Отпуск без сохранения зарплаты

Согласно законодательству можно выделить следующие виды таких отпусков:

По семейным обстоятельствам – “ДО”
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый в соответствии с ТК РФ, например, по случаю свадьбы – “ОЗ”
На основании решения по коллективному договору или по отраслевому решению – “ДБ”

Если во время отпуска присутствуют праздничные дни

При наличии праздничных дней во время отведенного отпуска, в соответствии с производственным календарем на текущий год, такие ни отмечаются кодом “В”. Так, например, если работник ушел в отпуск с 9 по 16 июня, а в этот период есть праздничный день 12 июня, то вместо кода (ОТ) необходимо написать код “В”. Это день не входит в период оплачиваемого отпуска.

Болезнь во время ежегодного отпуска

Если во время отпуска сотрудник перенес болезнь и в подтверждение предоставил больничный лист, то вместо кода “ОТ” необходимо записать код “Б”, в соответствии с больничным. При этом отпуск будет продлен на время болезни.

1.1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками предприятия.

1.2. Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений.

1.3. В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.

1.4. Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:

1.4.1. ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;

1.4.2. на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;

1.4.3. осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;

1.4.4. контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем увольнительных и других;

1.4.5. готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

1.5. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность Департамент по управлению персоналом и режиму.

1.6. Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.

2. Определения

2.1. Работники категории А – работники, которым по роду работы необходимо чаще одного раза в день выезжать за пределы предприятия. Работники категории А имеют право свободного выхода (входа) за пределы предприятия в рабочее время. Перечень должностей, относящихся к категории А, определяется Приложением 1 к настоящему Положению (разрабатывается Департаментом по управлению персоналом и режиму и утверждается директором предприятия по согласованию с Советом директоров).

2.2. Работники категории Б – работники, которые имеют право покинуть территорию предприятия в течение рабочей смены, только предоставив оправдательные документы (увольнительную, повестку, подписанное руководителем заявление и т.д.). Заявления работников на предоставление административного отпуска, увольнительные визируются руководителями департаментов, цехов, служб.

2.3. Журнал учета отсутствующих работников – документ, отражающий фамилию, имя, отчество работника, его должность, подразделение, принадлежность к ООО, дату, текущее (с ___ до ___) и общее (в часах) время, причину отсутствия на рабочем месте. Персональные сведения о работнике, а также дата и время отсутствия работника фиксируются сотрудниками службы охраны на проходной. Ежемесячно сведения из журнала проверяются работниками подразделений, ответственными за табельный учет, которые проверяют данные из журнала с имеющимися документами и, при необходимости, выясняют истинные причины отсутствия работников на рабочем месте. В случае непредставления в установленном порядке подтверждающих документов причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места (опоздание – в начале смены). Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке не предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством. Правила ведения журнала учета отсутствующих работников разрабатываются Департаментом по управлению персоналом совместно со службой охраны и утверждаются директором предприятия.

3. Правила заполнения табеля

3.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах.

3.2. Электронный вариант табеля вводится работниками, ответственными за табельный учет, в базу данных 1С с учетом следующих требований:

3.2.1. В табеле учета рабочего времени ввод данных производится с разбивкой по дням.

3.2.2. Все виды рабочего времени (общее отработанное время, отработанные ночные, сверхурочные часы) указываются в едином табеле для каждого подразделения.

3.2.3. Наименование подразделения в табеле учета рабочего времени указывается в графе «комментарий».

3.2.4. В графе «дата» табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца.

3.2.5. Табель, внесенный в электронную базу 1С, проводится непосредственно работником, вносившим данные.

3.3. Кроме этого, работники, ответственные за табельный учет, заполняют табель в формате Excel согласно Приложению 2 и распечатывают его на бумаге. Подписанный табель передается в бухгалтерию на хранение.

3.4. Табель содержит подпись работника, ответственного за его ведение, (в нижнем левом углу), визу непосредственного руководителя этого работника (в нижнем правом углу) и визу руководителя соответствующего Департамента, службы, цеха (ниже подписи работника, ответственного ведение табеля). Подпись ответственного работника и визы руководителей содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания, телефон и E -mail подписавшего.

3.5.1. Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания подразделения.

3.5.2. В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных. Например:

Местом работы контролера ОТК является Цех № 1. Табель на него составляется табельщиком ДКК по представлению мастера смены, в которой работает этот контролер. Мастер расписывается в табеле ниже подписи табельщика ДКК.

Фактическим местом работы уборщицы хозяйственного отдела является склад комплектации. Табель подается хозяйственным отделом по согласованию с заведующим складом комплектации.

3.5.3. В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется «Х».

3.5.4. В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской – в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.

3.5.5. Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.

3.5.6. Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).

3.5.7. В правом верхнем углу табеля указывается месячная норма рабочего времени согласно производственному календарю.

3.5.8. Порядковая нумерация в графе 1 ведется по ставкам сотрудников, внесенных в табель (а не пофамильно). Если сотрудник в данном подразделении работает на разных ставках, на него выделяется столько порядковых номеров, сколько ставок он занимает.

3.5.9. В графе 2 арабскими цифрами (1, 2, 3) проставляется группа инвалидности работника. Для здоровых работников проставляется прочерк.

3.5.10. Фамилия, имя, отчество записываются в графе 3 полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия.

3.5.11. В графе 4 (должность) указывается должность сотрудника в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).

3.5.12. В графе 6 указывается КТУ (коэффициент трудового участия), определяемый руководителем в соответствии с принятыми на предприятии правилами.

3.5.13. Явки (неявки) указываются в графах 7-22. В графах 7-22 выделяются 4 строки – по две на каждую половину месяца. Первая и третья строки применяются для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а вторая и четвертая - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, с точностью до десятых долей часа) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

3.5.14. В графах 23 и 24 указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую и вторую половину месяца. Для этого в указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество дней (графа 23) и часов (графа 24), отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. В нижней строке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 16 по последнее число месяца включительно.

3.5.15. В графе 25 проставляется общее количество дней (смен), отработанных работником в течение месяца. Количество дней, проставляемых в графе 25, должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 23.

3.5.16. В графе 26 указывается общее количество часов, отработанных работником в течение месяца. Количество часов в графе 26 должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 24.

3.5.17. В графах 27 и 28 указываются соответственно отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае, если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.

3.5.18. В графе 29 указывается количество часов, отработанных работником в ночное время. В соответствии с ТК РФ ночным временем считается время, отработанное с 22 00 до 6 00 .

3.5.19. В графе 30 указывается количество часов, отработанных за месяц работником в выходные и нерабочие праздничные дни согласно приказам директора.

3.5.20. В графе 31 указывается количество ночных смен, отработанных работником в течение месяца.

3.5.21. В графах 32-40 указывается количество дней неявок на работу по их видам.

3.5.22. В графе 41 указывается общее количество дней неявок работника. Значение графы 41 должно равняться сумме значений граф 32-40.

3.5.23. Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.

3.5.24. В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов.

3.5.25. При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.

3.5.26. При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия.

3.5.27. Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с положением об оплате труда работников ООО «ХХХХХ» в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

3.5.28. При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3.5.29. Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.

3.5.30. Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).

3.5.31. В случае выполнения работником трудовых функций на территории предприятия (вне зависимости от производственной площадки) в табеле проставляется на каждый отработанный день количество отработанных часов в соответствии с настоящим Положением.

3.5.32. В случае нахождения работника не на территории производственных площадок предприятия, или невыполнения им трудовых функций, в табеле проставляется буквенное обозначение использования времени в соответствии с Приложением 3.

3.5.33. В случае использования в один день нескольких видов времени (например, 6 часов работы и 2 часа простоя), табель ведется по одному работнику в две строки.

3.5.34. Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней).

3.6. Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией предприятия на основании табелей учета рабочего времени, внесенных в электронную базу 1С работниками подразделений, ответственными за табельный учет.

3.7. Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу 1С, должны соответствовать данным табелей, заполняемых согласно Приложению 2.

3.8. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.

4. Порядок формирования и представления табелей

4.1. Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает по своему подразделению данные об использовании рабочего времени

4.2. При выходе работников в течение рабочей смены службой охраны фиксируется время выхода и возвращения. Если работник выходил не по производственной необходимости (нет увольнительной, и работник не относится к категории А), время отсутствия вычитается из баланса отработанного времени.

4.3. Все опоздания и преждевременные уходы с работы фиксируются службой охраны и вычитаются из баланса рабочего времени. Исключение составляют работники, приходящие на работу позже или раньше уходящие по увольнительным, а также работники, относящиеся к категории А.

4.4. В порядке исключения отдельным работникам, приезжающим на работу на общественном транспорте пригородного или междугородного сообщения, по заявлению работника и ходатайству непосредственного руководителя, может смещаться время начала рабочей мены. При этом завизированное руководителем соответствующего подразделения (Департамента, службы, цеха) заявление работника направляется заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю, а копия – в службу охраны.

4.5. Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются службой охраны заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю не позднее 1 числа месяца, следующего за отчетным. Заместитель начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю составляет аналитические записки о нарушениях работниками режима труда и отдыха и до пятого числа месяца, следующего за отчетным, направляет их руководителям соответствующих департаментов, цехов, служб.

4.6. Данные об использовании рабочего времени заносятся работниками подразделений, ответственными за табельный учет в электронную базу 1С до 17 00 третьего числа месяца, следующего за отчетным.

4.7. Работники подразделений, ответственные за табельный учет, до 17 00 первого числа месяца, следующего за отчетным, заполняют форму табеля согласно Приложению 2, распечатывают их и после проверки и подписи соответствующими должностными лицами передают на хранение в бухгалтерию.

Табель учета рабочего времени – это установленный документ, который содержит информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников.

Такой документ должен быть на каждом предприятии в единственном экземпляре, оформление имеет ряд нюансов, о которых мы подробно расскажем в данной статье, также приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Как заполняется табель учета рабочего времени

Допустимо заполнять один общий табель на всю организацию или на каждое структурное подразделение отдельно.
В нем отражены достоверные сведения использования рабочего времени сотрудниками этого предприятия. Табельщик отмечает как фактически отработанное время, так и неотработанное. Это могут быть: простои, болезнь, командировки.

Табель возможно вести двумя способами

Существуют готовые унифицированные формы, утверждённые соответствующими органами:

Если на предприятии введена повременная оплата труда, то используются бланки Т-13 и Т-12.
Если существует , то предприятие имеют право разработать свои формы и бланки для учета и контроля.

Форма Т-12 – заполняется в ручном режиме.

Форма Т-13 – используется там, где есть возможность автоматизировать обработку данных учета.

В форме Т-12 записи делаются шариковой ручкой, аккуратно, не делая помарок, вручную. Корректор использовать нельзя.

Раздел 1 (графы 1– 6) оформлен таблицей.

В четвертой графе отводится 2 строчки для отметок явки или неявки сотрудника. Особенность заполнения:

первая строка заполняется заглавными буквами (условные обозначения);
во вторую строку записывается цифра, обозначающая число отработанных часов, за определенный период;

Раздел 2 заполняет бухгалтер.

Этот раздел представлен в виде таблицы, куда заносится номер табеля для каждого работника, его оклад и отработанное время. По этим данным начисляется зарплата.
На четвертой странице формы вписываются данные, которые помогут составить статистические отчеты. Она заполняется согласно специальной инструкции.

Второй способ ведения

В форме Т-13 некоторые графы уже заполнены в автоматическом режиме: подразделение, фамилия и профессия работника, номер табеля.

Принятые условные обозначения.

Полный перечень можно увидеть в форме Т – 12. Некоторые основные представлены в таблице:

Рабочее время Буквенное обозначение Цифровой код.
Явка по обычному графику Я 01.
Ночные часы Н 02.
Выход в праздничные и выходные РП 03.
Переработка С 05.
Командировка К 06.
Отпуск ОТ 09.
Дополнительный отпуск ОД 10.
Учебный отпуск У 11.
Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производства УВ 12.
Учебный отпуск за свой счёт УД 13.
Декретный отпуск Р 14.
Отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет ОЖ 15.
Отпуск за свой счёт ОЗ 17.
Больничный Б 19.
Сокращённый рабочий день ЛЧ 21.
Прогул ПР 24.
Нерабочие дни, выходной В 26.
Отсутствие по неизвестной причине НН 30.

Основные формы табелей

Рисунок 1. Форма Т-12.

На рисунке 1 – пример правильного учета времени той категории работников, у которых сокращен рабочий день на законных основаниях.

Так, накануне государственных праздников рабочий день короче, чем обычно, на один час. Этим право пользуются все сотрудники организаций. В табеле ставится цифра семь.
Пример. У работника Сидорова В.П. продолжительность рабочего дня – 7 часов. Перед праздником она составит 6 часов и в табеле выставляется цифра шесть. Этот пункт обязательно нужно соблюдать, чтобы не было переработки.

Рисунок 2. Форма Т-13.

Кто имеет право заполнять табель

Он может заполняться любым сотрудником, назначенным соответствующим распоряжением. Например:

Табельщик – если существует должность в штатном расписании. Заполнение табеля будет его прямой обязанностью.
Другой кадровый сотрудник. Для него ведение табеля – одна из основных обязанностей. Поэтому она, в числе других, прописывается или в трудовом договоре, или в его должностной инструкции.
Инспектор по кадрам.
Любой другой работник, которому поручены эти обязанности.

Типичные ошибки, которые встречаются в табеле

Ситуация 1.

Работник идет в очередной отпуск. Помним, что выходные дни отпуска входят в число календарных дней и не отмечаются буквой «В» (выходной). Можно поставить условное обозначение в виде «ОТ», или цифру – «09».

Внимание! Если в период отпуска встречается нерабочий праздничный день (дни), то он (и) не считается календарным днем. В табеле он (и) указывается как выходной: используется условное обозначение «В» или цифра «26».

Пример. Работник Рычков В.В. оформляет отпуск на 14 календарных дней с 4.06 по 18.06. Учитываем, что 12 июня – Государственный праздник. Табель будет заполняться так, как показано на рисунке 3.

Ситуация 2.

Работник, находясь в отпуске с 1.06 по 15.06, заболел. Он сообщает администрации предприятия о своей болезни с 4.06 по 9.06 (6 дней). Имеется больничный лист.
Отпуск у него продлится на 6 дней, которые он не использовал из-за болезни.

В этом примере работник использовал три календарных дня отпуска, затем заболел, и у него оставалось еще 11 календарных дней. Выйти на работу он должен 22 июня.

Каким образом заполняется табель на совместителей

Если совместитель «приходящий» с другого предприятия, то в табеле он вписывается в отдельную строку с присвоением персонального табельного номера.
Основному же работнику, который выполняет дополнительную работу в качестве совместителя, присваивают два табельных номера по двум различным табелям.
Либо как вариант, ведется один табель, но для каждой занимаемой им должности – отдельная строка и два разных табельных номера.

Особые случаи оформления командировки в табеле

Определяя продолжительность командировок, отпусков или других моментов, можно воспользоваться такими рекомендациями:

Командировка помечается буквой «К». Продолжительность командировки отмечена в соответствующем приказе.
Если, во время нахождения сотрудника в командировке будет выходной или день праздника, то он оплачивается двойным тарифом. В табеле ставится отметка «К М», а не выходной «В».

Как правильно отметить командировку, если сотрудник находится на больничном? Случай из практики.

В целях производственной необходимости администрация предприятия принимает решение вызвать его и отправить в командировку еще до «закрытия» больничного листа. В этой ситуации действия администрации и работника являются нарушением трудового законодательства.

Табельщик по факту заполняет табель так:

Отмечается факт неявки (болезнь) до начала командировки условным обозначением «Б».
Условным обозначением «К» отмечаются дни командировки.
После возвращения из нее ставим или «Б» (если больничный еще не закрыт), или «Я» – при закрытом больничном листе.

Но, при таком заполнении табеля, возможны последствия.

Риск 1. Если записи будут выглядеть так: «Б» (болезнь), «К» (командировка), после нее – «Я» (явка на работу), не закрыв больничного, то, за количество дней нахождения работника в командировке, ФСС России не признает эту часть пособия по болезни.

Риск 2. Если заполнен табель будет так: «Б» (болезнь), «К» (командировка), а после нее – продолжение болезни «Б» – то, ФСС откажется компенсировать всю сумму пособия.

Необходимо помнить, что пособие выплачивается по болезни. Если сотрудник вышел на работу, значит, он – трудоспособен.

Табельщик заполняет бланк, только если есть основания: приказ или письменное распоряжение, или иные документы.
В унифицированной форме вносятся все реквизиты, которые предусмотрены в ней, и заполняются все строки. Незаполненные строки обязательно прочеркиваются.
Составляется два табеля в месяц, за первую его половину и вторую, если начисление зарплаты происходит дважды в месяц.
Ошибки, допущенные при заполнении табеля, корректируются строго установленных правил: сначала зачеркиваются одной чертой неправильные записи, пишутся над ними правильные. Работник, заполняющий табель, ставит свою подпись и подписываются все лица, ответственные за этот документ.
Если табельщику пока неизвестно по какой причине сотрудник не вышел на рабочее место, то в табеле проставляется – НН. При предоставлении оправдательных документов табель корректируется.

Кому и зачем нужен табель

Он, как первичный документ, нужен:

Бухгалтерии. На основании этого документа начисляется зарплата сотруднику. Табель подтверждает тот факт, что работник исполняет свои обязанности.
Налоговой инспекции. Проверяется правильность начисления или удержания налогов с зарплаты. Делается сверка данных отработанного времени, отмеченными в табеле, с данными по выплате зарплаты.
Табель могут потребовать специалисты Фонда социального страхования России. Проверяется правильность выплаты пособий из средств фонда.
Органам Федеральной Миграционной Службы. При проверке работодателей, которые привлекают, в качестве работников, иностранных граждан.
Специалистам Трудовой инспекции. Инспектор, проверяя табель, сможет установить факт . Так, проверяя, соблюдение нормы сверхурочных часов, за выявленные отклонения предусматривается штраф. При повторном нарушении ТЗ руководителя могут освободить от занимаемой должности.
Табель может использоваться в качестве доказательства в суде при возникновении . Например, правомерность увольнения работника за прогул.
Статистическим органам. Согласно табелю составляются ряд отчетов. Например, отчет по форме П-4.

Положения

Открыть в формате Word

1. Общие положения

1.4. Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:

1.4.1. ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;

1.4.5. готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

2. Определения

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Работники категории А имеют право свободного выхода (входа) за пределы предприятия в рабочее время. Перечень должностей, относящихся к категории А, определяется Приложением 1 к настоящему Положению (разрабатывается Департаментом по управлению персоналом и режиму и утверждается директором предприятия по согласованию с Советом директоров).

Заявления работников на предоставление административного отпуска, увольнительные визируются руководителями департаментов, цехов, служб.

3. Правила заполнения табеля

3.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах.

3.2.1. В табеле учета рабочего времени ввод данных производится с разбивкой по дням.

3.2.3. Наименование подразделения в табеле учета рабочего времени указывается в графе «комментарий».

3.2.4. В графе «дата» табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца.

3.2.5. Табель, внесенный в электронную базу 1С, проводится непосредственно работником, вносившим данные.

— местом работы контролера ОТК является Цех № 1. Табель на него составляется табельщиком ДКК по представлению мастера смены, в которой работает этот контролер. Мастер расписывается в табеле ниже подписи табельщика ДКК.

— фактическим местом работы уборщицы хозяйственного отдела является склад комплектации. Табель подается хозяйственным отделом по согласованию с заведующим складом комплектации.

3.5.5. Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.

3.5.6. Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).

3.5.13. Явки (неявки) указываются в графах 7-22. В графах 7-22 выделяются 4 строки – по две на каждую половину месяца. Первая и третья строки применяются для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а вторая и четвертая — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, с точностью до десятых долей часа) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

3.5.20. В графе 31 указывается количество ночных смен, отработанных работником в течение месяца.

3.5.21. В графах 32-40 указывается количество дней неявок на работу по их видам.

3.8. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.

4. Порядок формирования и представления табелей

4.6. Данные об использовании рабочего времени заносятся работниками подразделений, ответственными за табельный учет в электронную базу 1С до 1700 третьего числа месяца, следующего за отчетным.

4.7. Работники подразделений, ответственные за табельный учет, до 1700 первого числа месяца, следующего за отчетным, заполняют форму табеля согласно Приложению 2, распечатывают их и после проверки и подписи соответствующими должностными лицами передают на хранение в бухгалтерию.

Как заполнять табель учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.

Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:

составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.

Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы — Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.

Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Кто ведет табель

Раньше во многих организациях была специальная должность — табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу. Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.

Как отражать в табеле использование рабочего времени

Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы — Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется "учет использования рабочего времени". Образец заполнения табеля приведен на стр. ….

Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником.

Бланки табеля учета рабочего времени: правила и санкции

Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение — явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.

Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.

В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим "Я" и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить "К". А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится "в", а в нижней — нули.

Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. … приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда. Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам ("НН").

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13

Как подводить итоги

В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок — в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).

Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16. В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска — 09, а неявки по невыясненным причинам — 30. И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Материал размещен на сайте HRM.RU

Топ 10: Системы учета рабочего времени

Система учета рабочего времени для среднего и крупного бизнеса. Автоматический мониторинг рабочего времени за компьютером, учет встреч и звонков. Делит программы и сайты, с которыми работает сотрудник, на продуктивные и непродуктивные.

Yaware Time Tracker

Сервис для эффективного мониторинга работы сотрудников. Контроль опозданий, уходов раньше положенного, отсутствия сотрудников на рабочих местах. Есть мобильное приложение для трекинга выездных сотрудников.

Тайм Доктор

Онлайн программа учета рабочего времени. Отслеживает работу персонала, но и предоставляет разбивку о том, сколько времени тратится на определённые проекты (или клиентов). Есть съёмка скриншотов для мониторинга работы сотрудников.

Программа собирает информацию о том, в каких программах работал сотрудник и сколько времени он провел на различных сайтах. Формируются отчеты, в которых руководитель может видеть эффективность работы подчиненных и подразделений как согласно графикам рабочего времени сотрудников, так и за весь период без учета графиков. Кейлоггер перехватывает все нажатия клавиш сотрудников на их рабочих компьютерах.

Решение для управления персоналом. Позволяет не только контролировать деятельность ваших сотрудников за компьютером, но и измерять их продуктивность. Учет рабочего времени, запущенных приложений и посещенных web-сайтов. Снимки экрана. Анализ набранного текста. Автоматические оповещения о нарушении трудовой дисциплины. Широкий спектр отчетов по отделу и по каждому сотруднику.

Система учёта рабочего времени для некомпьютерных компаний. Позволяет удобно вести учет рабочего времени при помощи биометрического терминала либо Android-планшета, который можно установить на входе.

Мой график

Сервис планирования графика работы персонала. Учет опозданий, отгулов, больничных, отпусков. Составление графика работы одним нажатием. Учет рабочего времени без оборудования. Ключевые показатели эффективности

Облачное приложение для учета рабочего времени. Состоит из нескольких приложений, которые можно самостоятельно (или в команде) использовать в онлайн-интерфейсе, на планшете или телефоне.

Большой Брат

Система учёта рабочего времени. Позволяет отмечать время пребывания на работе, время обеденного перерыва и простоев; контролирует интернет-трафик, строит отчеты по использованию рабочего времени.

Система учета рабочего времени и контроля доступа с использованием биометрии и аппаратных терминалов

Сервис для автоматического учета и контроля рабочего времени продавцов и сотрудников через распознавание лиц. Позволяет фиксировать приход и уход, контролирует присутствие сотрудников на рабочем месте, уведомляя руководство о проблемах дисциплины. Формирует табель рабочего времени с подробным отчетом о посещениях и отработанном времени.

ОфисМЕТРИКА

Программа учета рабочего времени сотрудников в офисе. Фиксирует начало и окончание рабочего дня, перерывы на обед, паузы, перекуры. Учитывает работу программ и посещения сайтов. Вся статистика, собранная программой, представлена в форме наглядных отчётов.

Особенности заполнения табеля учета рабочего времени

Бесплатная персональная программа для учета рабочего времени

Облачное решение для мониторинга работы сотрудников на ПК. Отслеживает широкий перечень активностей использование приложений, веб серфинг, переписку в Skype, email. Позволяет в реальном режиме времени наблюдать за рабочими столами компьютеров сотрудников

1. Понятие и содержание табеля учета рабочего времени

В каждой организации Российской Федерации обязательно ведется учет рабочего времени.

Порядок оформления табеля рабочего времени

В крупных организациях и на предприятиях создается специальное структурное подразделение (группа, бюро, сектор и др.) табельного учета. В небольших организация может быть введена отдельная должность – табельщик. В офисах, где использование такого работника для ведения учета рабочего времени нерационально, эту функцию поручают уполномоченному (назначенному приказом руководителя) должностному лицу. Часто учет рабочего времени становится обязанностью секретаря.

Рабочим называется время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени1.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Ведение табеля учета рабочего времени организуется с учетом специфики работы организации.

Учет использования рабочего времени организуется в целях:

— обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявление опоздавших и неявившихся;

— контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также своевременного ухода и прихода работников во время обеденного перерыва;

— фиксирования своевременного ухода работников с работы по окончании рабочего дня;

— учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;

— регистрации прогулов.

При ведении табеля учета использования рабочего времени необходимо руководствоваться следующими правилами:

1) Учет явки на работу и ухода с нее ведется по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям.

2) Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор).

3) Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не присваивается другому работнику в течение трех лет2.

На основе данных по учету рабочего времени проводятся расчеты оплаты труда. Эти же сведения используются для составления форм статистической отчетности.

Учет рабочего времени ведется ежедневно, результаты фиксируются в унифицированной форме табеля, разработанной органами статистики. В настоящее время применяются формы утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несу административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.

Табель ведется в одном экземпляре. В конце месяца подсчитывается общее количество отработанных работником дней и часов. Табель подписывают руководители структурных подразделений (в небольших организациях – руководитель организации) и работник, отвечающий за ведение табеля. Подписанный документ передается в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Табели учета рабочего времени согласно ст. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, хранятся один год.

Для учета рабочего времени используются унифицированные формы Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и Т-13 «Табель учета рабочего времени»3.

2. Заполнение табеля учета рабочего времени

Заполнение формы Т-12. Для заполнения формы табеля применяются установленные буквенные обозначения отработанного и неотработанного времени (см. приложение 1). Эти обозначения размещены на титульном листе формы Т-12, они применяются и при заполнении формы Т-13.

Важно соблюдать следующее правило заполнения табеля. Для каждой условной отметки (кроме отметки о нормальной продолжительности рабочего времени) необходимо наличие соответствующих документов. Отметки о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника (или работодателя), сокращенной продолжительности рабочего времени и др. вносятся в табель только на основании надлежащим образом оформленных документов. Такими документами могут быть, например, листок нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска, приказ о командировании и пр.

Если работник не предоставляет соответствующих документов, в табеле отмечается буквенный код «НН» — отсутствие работника на рабочем месте по невыясненным причинам. В последующем при выяснении причин неявки в табель могут быть внесены исправления. Если же выясняется, что зафиксированный прогул (например, по докладной записке начальника структурного подразделения), то табель может служить документом – основанием для применения дисциплинарных воздействий или увольнения работника по соответствующей статье Трудового Кодекса Российской Федерации.

В форме табеля Т-12 для отражения ежедневных затрат рабочего времени на каждого работника отведено две графы – 4 и 6. Каждая графа разделена на две строки. В верхних строках проставляются условные обозначения видов затрат рабочего времени, в нижних – фактически отработанное количество часов и минут4.

При заполнении формы Т-12 в верхних строках граф 5 и 7 проставляется количество отработанных дней, в нижних строках – количество часов, отработанных каждым работником за учетный период; в графе 5 – за первую половину месяца, в графе 7 – за вторую.

Любая организация вправе применять один из следующих методов ведения табеля:

— в табеле отмечают как явки, так и неявки на работу;

— в табеле отмечают лишь отклонения (неявки, опоздания, сверхурочные часы работы и др.).

При использовании второго способа в табеле в графах 5 и 7 в верхней строке проставляются только коды условных обозначений неявок на работу (отпуска, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных и общественных обязанностей и др.), а нижние строки этих граф остаются пустыми.

Если организация применяет один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет, то при составлении табеля по форме Т-12 в разделе 2 не заполняются графы 18 – 22. Если же установлены разные для различных категорий работников виды оплаты и корреспондирующие счета, то в табеле заполняются графы 18 – 34.

Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указать праздничные дни, т. к. нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются5.

Если сотрудник находится в отпуске, нет необходимости отмечать выходные дни, т. к. они входят в понятие «календарные дни отпуска».

Отстранение работника от работы учитывается в соответствующей графе табеля путем проставления времени отсутствия на работе, неявок на работу.

Если сотрудник находится в командировке в выходной или праздничный день, необходимо проставлять в табеле факт его пребывания в командировке, т. к. такие дни будут оплачены ему в повышенном размере.

Заполнение формы Т-13. Форма Т-13 «Табель учета рабочего времени» в небольших организациях, как правило, не используется. Эта форма применяется для учета рабочего времени при наличии в организации автоматизированной обработки учетных данных (см. приложение 2).

Бланки табеля по форме Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер, т. е. данные, содержащиеся в справочниках условно постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

В форме Т-13 ежедневные затраты рабочего времени отмечаются в графе 4. Она содержит четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее месяцу число граф (15 и 16).

Если организация применяет один (общий для всех работников) вид оплаты и корреспондирующий счет, в табеле формы Т-13 заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами 7 – 9 и графа 9, без заполнения граф 7 и 9.

Если организация начисляет заработную плату по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов, при записи учетных данных заполняются графы 7 – 9.

Если количество видов оплаты и корреспондирующих счетов превышает четыре, в форме Т-13 предусмотрен дополнительный блок с идентичными номерами граф для заполнения данных по видам оплаты.

Два раза в месяц (за первую и вторую половину месяца) проводится подсчет общего количества рабочего времени – отработанных дней и часов. Подсчет проводится суммированием цифр во второй строке граф 4 и 6 и внесением результата в графу 5. Данные за вторую половину месяца также получаются суммированием граф 4 и 6, но результат вносится в графу 7. В графах 8 – 13 проставляются данные учета рабочего времени в целом за месяц.

Табели учета рабочего времени хранятся один год в том подразделении (у того сотрудника), где ведется учет рабочего времени.

Библиографический список

1. Андреева, В. И. Пример заполнения табеля учета рабочего времени/ В. И. Андреева// Справочник кадровика. – 2006. — №2. – С.72 – 73.

2. Митрофанова, В. В. Табель учета рабочего времени/ В. В. Митрофанова// Справочник кадровика. – 2004. — №11. – С.63 – 67.

3. Санкина, Л. В. Табель учета рабочего времени/ Л. В. Санкина// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. — №8. – С. 36 – 39.

4. Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.:Проспект,2008. – 208 с.

Приложение 1

Страницы: следующая →

На практике правила ведения такого документа, как табель учета рабочего времени вызывают у многих специалистов большое количество вопросов. Трудности с оформлением этого документа появляются часто, особенно, если речь идет о совместителях, несовершеннолетних сотрудниках и т.д.

Общие сведения

На каждом предприятии должен вестись учет рабочего времени. Эти обязанности могут быть возложены на кадровика, руководителя, бухгалтера и т.д. Оформление осуществляется с помощью специального бланка, утвержденного Росстатом. Это – форма 0504421 или просто табель учета рабочего времени, который необходим для регистрации явки или отсутствия служащего на работе.

Табель учета рабочего времени (форма 0504421) необходим для следующего:

Контроля за рабочим временем по всему предприятию или отдельному отделу.
Учета рабочих дней служащих, а также больничных, командировок, отпусков и т.д.
Фиксации прогулов.
Занесения в табель сведений о новых подчиненных.

Каждый служащий на предприятии получает свой уникальный код, который используется для заполнения табеля учета рабочего времени. Этот номер не меняется даже при внутренних переводах сотрудника.

Бланк табеля

Существует две формы табеля учета – Т-12 и Т-13. Также законом не запрещено использование руководством компании документов собственной разработки. Два вида табеля разработаны для разных нужд:

Т-12. Он заполняется вручную кадровиком. На сегодняшний день их используют гораздо чаще.
Т-13. Этот бланк документа предусмотрен исключительно для автоматической обработки данных. Все сведения заносятся с помощью компьютера, после чего табель нужно распечатать и подписать.

Справка: если руководитель желает использовать собственные бланки, он может взять в качестве примера типовые.

Правила заполнения

Зная, как правильно заполнить документ, очень легко минимизировать количество допущенных ошибок. Образец заполнения можно найти в Интернете. Правила ведения табеля учета рабочего времени следующие:

Лицо, которое заполняет документ, обязательно должно указать, сколько конкретно дней и часов отработал подчиненный.
Информацию в табель вносит исключительно уполномоченное на это лицо.
После того как бланки заполняются, их подписывают руководитель и человек, ответственный за кадры.
Затем все подписанные табели передаются в бухгалтерию.

Читайте также Принципы осуществления суммарного учёта рабочего времени при сменном графике

Этот порядок никогда не нарушается. Инструкция по заполнению документа следующая:

Человек, в чьи полномочия входит заполнение данного документа, обязан указать название компании, номер табеля, сроки учета и т.д.
Далее оформляется раздел № 1.

В этом разделе кадровику следует заполнить соответствующие графы и указать коды, которыми впоследствии воспользуется бухгалтерия для расчета заработной платы. Там же будет заполнен раздел № 2.

Что касается кодов, то самыми распространенными являются:

«Я» и «01» – работа по обычному графику;
«С» и «05» – переработка;
«Р» и «14» – декрет и т.д.

Выходные дни в табеле могут указывать двумя способами, в зависимости от причины, по которой они предоставляются. Пример: если выходной был получен дополнительно и не оплачивается, то указывается «В», а если это оплачиваемый выходной, то «ОВ».

Работа в праздничные дни также фиксируется по-разному. Пример: когда подчиненный получает за труд в праздник оплату, то используется «РВ». А вот если берет дополнительный выходной за эту смену, то кадровик ставит «НВ».

На многих предприятиях часто случаются ситуации, когда сведения в табеле могут быть ошибочными. Допустим, работник заболел и не сообщил об этом, а кадровик указал, что причина его отсутствия неизвестна. После выздоровления человек приносит справу, но табель уже оформлен и сдан работником для расчета. Что делать?

Тогда специалист должен использовать корректирующий табель учета рабочего времени. Обычно он оформляется после того, как закончится расчетный период. В документ вносится верная информация, а также прикладывается служебная записка от заполняющего лица. В записке указываются причины, по которым первичный табель был заполнен неправильно.

Специальной формы документа нет, поэтому его можно оформлять на бланке организации. Обычно заполняемый документ бывает двух видов:

Полностью совпадающий с оригинальным бланком. Корректирующий табель дублирует все сведения из первого документа, кроме, разумеется, ошибочной информации.
Содержит исключительно исправления. Этот вид документа встречается реже, но он не запрещен законом.

На основании корректирующего табеля в бухгалтерии будет произведен необходимый перерасчет выплат.

Читайте также Образец и новшества заполнения титульного листа трудовой книжки

Сроки

Что касается расчетных периодов, то молодым специалистам следует знать, что таким периодом всегда является один календарный месяц. Нельзя заполнить табель за квартал или год. И по окончании каждого рабочего месяца уполномоченный сотрудник обязан оформлять документы на каждого служащего и передавать тому, кто подписывает табель учета рабочего времени.

Никаких изменений по этому поводу не было ни в 2015, ни в 2016 году. Если же какие-то изменения вносит наниматель, то кадровые сотрудники узнают об этом первые.

Ответственность

Правильное заполнение табеля является обязанностью уполномоченного на это человека. Тем не менее, проверяющие нередко фиксируют различного рода нарушения:

несовпадение сведений касательно заработка лица;
неправильное использование кодов;
неверный расчет выплат на основании больничного листа.

За эти ошибки должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности, подразумевающей штраф до 5 000 рублей. Но если в компании вообще не оформляется документ учета рабочего времени, то руководителя могут оштрафовать на 50 000 рублей.

Особенности заполнения

Табельщикам часто приходится вносить в документ отметки, указывающие на уклонение от стандартного рабочего режима. Важно помнить, что это разрешается осуществлять только на основании подтверждающих бумаг (медицинская справка и т.д.).

Но чаще всего трудности с оформлением документа появляются, если подчиненный направляется в командировку. Для того чтобы избежать ошибок, кадровикам следует знать некоторые нюансы:

Работник пребывает в рабочей поездке в праздничные и выходные дни, значит, оплата идет двойная. Ставится «КМ».
Подчиненный находится в отпуске. Значит, в пустые ячейки, соответствующие выходным дням, ставится «ОТ». Если попадаются нерабочие праздничные дни, то их следует исключить.
Появляется новый сотрудник. Поэтому во всех пустых ячейках по датам, которые предшествовали его трудоустройству, нужно ставить «ХХ». Эти символы следует использовать, когда служащий уже уволился, а табель за месяц еще не закрыт.

Перед тем как приступать к обязанностям по ведению табелей работников, следует ознакомиться с соответствующей инструкцией и узнать все нюансы оформления. Ведь ошибки, допущенные при этом, влияют, в первую очередь, на заработную плату персонала, количество прогулов и продолжительность отпуска. Следует очень внимательно проверять всю предоставляемую сотрудниками документацию.