Чтобы отформатировать абзац или группу знаков определенным, выбранным для данного документа образом, необходимо задать целый ряд параметров. При большом количестве параметров чрезвычайно сложно обеспечить согласованное форматирование однотипных фрагментов документа. Тем более сложно обеспечить согласованное форматирование всех документов одного типа, а это, как правило, является обязательным требованием при оформлении, скажем, деловой документации. Если вы все же добились того, что все документы находятся в идеальном состоянии, может возникнуть потребность изменить оформление некоторых из них, и тогда все придется начинать сначала.
Понятия шаблона и стиля документа
Шаблон документа - это файл с расширением dot, в котором содержатся набор стилей, а также настройки меню, панелей инструментов и сочетаний клавиш, элементы автотекста и макросы. Шаблон может также включать текст, предназначенный для вставки в создаваемые на его основе документы.
Каждый документ Word связан с определенным шаблоном, который выбирается при его создании, используется по умолчанию или присоединяется к нему позднее. По умолчанию новые документы Word основываются на шаблоне Normal.dot (Обычный). Далее мы будем называть его просто Обычный.
Стиль - это именованный набор параметров форматирования, которые можно применить к выбранному фрагменту текста. Очевидно, что перечень параметров, применимых к конкретному фрагменту текста, зависит от его типа, поэтому различают четыре вида стилей:
- стиль знака - содержит только параметры шрифта;
- стиль абзаца - содержит полный набор сведений, необходимых для форматирования абзаца, то есть параметры абзаца и параметры шрифта;
- стиль таблицы - содержит информацию о границах таблицы, цветах текста ее элементов, заливке, выравнивании и шрифтах;
- стиль списка - содержит сведения о форматировании маркированного или нумерованного списка.
Стили (то есть их имена и определения) хранятся в файлах документов и шаблонов. При создании документа в него копируется набор стилей из того шаблона, на котором он основан. Форматируя документ, можно использовать стили, содержащиеся в нем самом, а также стили из шаблона Normal и встроенные стили Word. Кроме того, можно применять стили из так называемых общих шаблонов. Общие шаблоны не используются в качестве основы для конкретных документов, они загружаются автоматически при запуске программы или вручную после ее запуска, после чего хранящиеся в них стили становятся доступными во всех открываемых в программе документах.
Программа Word дает возможность не только изменять, переименовывать и удалять стили, содержащиеся в документе или шаблоне, но и создавать в нем новые стили. Кроме того, она позволяет копировать стили из одного файла в другой, в том числе из шаблона в шаблон, из шаблона в документ, из документа в шаблон и из документа в документ.
Все сказанное здесь о доступе к стилям и выполняемых над ними операциях относится и к другим элементам, которые могут храниться в шаблонах документов Word.
Создание документа на основе шаблона
Посредством команды Файл -> Создать откройте область задач Создание документа и в области Шаблоны щелкните на ссылке На моем компьютере . Программа отобразит диалоговое окно Шаблоны , показанное на рис. 12.1, где вы сможете выбрать один из имеющихся на компьютере шаблонов.
Вместе с Word устанавливается большой набор шаблонов для создания разнообразных документов личного и делового характера. Поэтому шаблоны на вашем компьютере есть обязательно.
Рис. 12.1. Выбор шаблона для создания нового документа
Когда вы щелкаете на значке шаблона, справа появляется образец документа, который будет создан на его основе. Создайте несколько документов на основе готовых шаблонов, чтобы получить представление о том, как они могут выглядеть.
Если щелкнуть на ссылке Новый документ в области задач Создание или выбрать значок с тем же именем в диалоговом окне Шаблоны , программа создаст новый документ на основе шаблона Normal. То же самое происходит после щелчка на кнопке Создать панели инструментов Стандартная . Вы не должны забывать, что при работе над документом доступны все сочетания клавиш, стили и другие элементы, входящие в состав шаблона Normal, даже если, создавая документ, вы выбрали иной шаблон.
Помимо шаблонов в диалоговом окне Шаблоны представлены так называемые мастера создания документов - мини-программы для создания стандартных документов. Каждая из них вводит серию диалоговых окон, где можно выбрать разные варианты оформления документа и ввести сведения для заполнения его основных полей (таких, как имя адресата письма или реквизиты составителя резюме). Файлы мастеров, имеющие расширение wiz, присоединяются к документам подобно шаблонам, но их содержимое нельзя изменять. Набор стандартных мастеров устанавливается вместе с Word, а кроме того, их могут создавать разработчики программного обеспечения.
Форматирование текста с помощью стилей
Предположим, вы назначили некоторому фрагменту текста стиль;применениеопределенный стиль. Если теперь изменить параметры форматирования данного стиля в документе, внешний вид текста автоматически изменится. То же самое произойдет, если скопировать в документ одноименный стиль с другими параметрами из шаблона данного документа, другого шаблона или документа. При этом программа дает возможность задать для документа установку, которая обеспечивает автоматическое обновление стилей при его открытии - стили заново копируются в документ из его шаблона.
Встроенные стили
В программе Word определен ряд встроенных стилей и сочетаний клавиш для их применения. Эти стили и сочетания клавиш доступны в любом документе Word, если только они не переопределены в самом документе или в его шаблоне. Важнейшие из них приведены в табл. 1. Кроме того, существуют стили для заголовков следующих, более низких, уровней, для различных видов списков, для таблиц с разнообразным оформлением, для основного текста разного формата, для колонтитулов, номеров строк, страниц и т. д. Наконец, существует ряд специализированных стилей . Они применяются автоматически для форматирования таких элементов, как сноски, примечания, представления структуры документа, оглавление и предметный указатель, а также для некоторых других целей и по умолчанию не отображаются в списках стилей, доступных для использования в документе.
Таблица.12.1. Стандартные стили и сочетания клавиш для их применения
| Стиль или операция | Область действия | Сочетание клавиш |
|
Основной шрифт абзаца (при его применении форматирование выделенной части абзаца приводится к стилю этого абзаца) |
Ctrl+Пробел |
|
|
Заголовок 1 |
||
|
Заголовок 2 |
||
|
Заголовок 3 |
||
|
Маркированный список |
||
|
Нет списка |
Отсутствует |
|
|
Обычная таблица |
Отсутствует |
|
|
Повышение уровня заголовка (с изменением его стиля) |
||
|
Понижение уровня заголовка (с изменением его стиля) |
Alt+Shift+® |
Применение стиля к тексту
Чтобы отформатировать фрагмент текста с помощью стиля - достаточно выделить его в документе и на панели инструментов Форматирование выбрать из раскрывающегося списка Стиль нужное имя. При этом следите, чтобы типы выделенного фрагмента и стиля совпадали, то есть стиль знака применялся к группе символов, а стиль абзаца - к абзацу.
Поверх любого стиля, независимо от его типа, можно производить непосредственное форматирование текста.
Применяя к одному и тому же фрагменту текста стиль абзаца и стиль знака, вы должны знать, что параметры последнего имеют преимущество. Когда, к примеру, для стиля абзаца Синий задан синий цвет шрифта, а для стиля знака Красный - красный, то если в абзаце, имеющем стиль Синий, к одному слову применить стиль Красный, оно будет окрашено в красный цвет.
Просмотр информации о стилях
Информация о стилях в программе Word представлена в четырех местах.
Информация о стилях присутствует и в области задач Показать форматирование - под заголовками Стиль знака и Стиль абзаца . Если выделенный текст имеет стиль Обычный , его стиль здесь не указывается.
Рис.12.4. Полоса стилей
Чтобы вывести полосу стилей на экран, нужно переключиться в Обычный режим просмотра документа, открыть диалоговое окно Параметры и на вкладке Вид задать для параметра ширина полосы стилей любое значение, отличное от нуля. После этого можно будет расширить полосу стилей, передвинув ее границу с помощью мыши. Для того чтобы скрыть полосу, достаточно перетащить ее границу влево, к самому краю окна.
Пользовательские стили и шаблоны
В случае если структура документов, с которыми вы работаете, достаточно проста и все они однотипны, можно ограничиться переопределением нескольких стандартных стилей, то есть задать собственное оформление заголовков, основного текста и списков с сохранением стандартных названий этих стилей.
Создание шаблона
Для создания шаблона надо сначала создайте новый документ произвольным образом. Затем щелкните на кнопке Сохранить и в диалоговом окне сохранения файла выберите в списке Тип документа установку Шаблон документа (*.dot , введите для шаблона имя, например, Справка.dot и укажите для его сохранения свою рабочую папку.
Существует и другой способ создания нового шаблона. Вызовите команду Файл -> Создать, затем в области задач Создание документа в группе Шаблоны щелкните на ссылке На моем компьютере, укажите в качестве базового шаблон Normal , представленный здесь значком Новый документ (при желании можно выбрать и любой другой шаблон). После этого в группе Создать установите переключатель Шаблон , как это показано на рис. 12.5, щелкните на кнопке OK , а затем сохраните полученный шаблон.
Рис. 12.5. Создание шаблона
Присоединение шаблона к документу
Чтобы присоединить только что созданный шаблон к документу нужно выполнить команду Сервис -> Шаблоны и надстройки , чтобы открыть одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 6. Выбранная в данном окне по умолчанию вкладка Шаблоны предназначена для работы с шаблонами, остальные вкладки - для работы с XML-документами.
Рис. 12.6. Диалоговое окно Шаблоны и надстройки
На вкладке Шаблоны задаются два вида шаблонов: шаблон документа и список общих шаблонов . Последние используются при работе со всеми документами, открываемыми в Word. Для того чтобы включить шаблон в список общих шаблонов программы, следует щелкнуть на кнопке Добавить в области Общие шаблоны и надстройки и указать файл нужного шаблона в открывшемся диалоговом окне Добавление шаблона . После этого вы сможете активизировать шаблон в тех сеансах работы с программой, в которых он вам потребуется, для чего придется снова открыть данное диалоговое окно и установить флажок возле имени шаблона. Если хотите, чтобы заданный вами шаблон, подобно шаблону Normal, активизировался автоматически при запуске программы Word, поместите ярлык его файла в папку C:\Documents and Settings\<имя_пользователя >\Application Data\Microsoft\Word\STARTUP.
Шаблон, связанный с конкретным документом, задается в поле Шаблон документа . По умолчанию там указан шаблон Normal. Для того чтобы присоединить к документу другой шаблон, щелкните на кнопке Присоединить и выберите его в диалоговом окне Присоединение шаблона . Имя Normal будет заменено полным именем файла шаблона.
Обратите внимание на флажок Автоматически обновлять стили . Он позволяет изменить стиль и затем применить изменения ко всем документам, созданным на основе этого шаблона.
Функция автоматического обновления стилей не только позволяет согласовывать форматирование однотипных документов, но и облегчает совместную работу над документами. Пользователи, работающие над одними и теми же документами на разных компьютерах, смогут увидеть эти документы в привычном и удобном для себя виде, независимо от того, кто их создал.
Изменение стилей в документе и шаблоне
В документе Word можно создавать новые стили, изменять существующие (то есть задавать для них другие параметры форматирования), переименовывать их и удалять. При этом программа позволяет сразу же сохранять изменения в шаблоне документа.
Операции со стилями удобнее всего выполнять в области задач Стили и форматирование, поэтому откройте ее для документа.
Чтобы изменить формат стиля, щелкните правой кнопкой мыши на имени стиля или левой кнопкой мыши по стрелки слева с именем стиля, например, Заголовок 1 и выберите команду Изменить . В открывшемся диалоговом окне Изменение стиля (рис. 12.7) задайте параметры форматирования, которые вы считаете подходящими для названия документа. Настройку наиболее часто используемых параметров можно осуществить непосредственно в этом окне. Остальные параметры задаются в соответствующих диалоговых окнах, которые открываются с помощью команд из раскрывающегося списка Формат внизу окна. Установите флажок Добавить в шаблон , чтобы выполненные изменения не просто влияли на оформление документа, но и записывались в его шаблон.
В диалоговом окне Изменение стиля имеется флажок Обновлять автоматически . Если установить его для определенного стиля, то любое изменение форматирования фрагмента текста, имеющего данный стиль, будет трактоваться программой как изменение стиля.
Рис. 12.7. Изменение стиля
Существует другой, действительно удобный, способ изменения стилей: отформатировать фрагмент текста, а затем, выделив его, щелкнуть правой кнопкой мыши на имени того стиля, которому нужно назначить такое форматирование, и выбрать команду Обновить в соответствии с выделенным фрагментом.
Создание стилей
Для создания стилей используются три способа:
Первый способ:
- Выделите отформатированный текст, чтобы не был захвачен знак абзаца, щелкните на кнопке Создать стиль в области задач Стили и форматирование . В результате откроется диалоговое окно Создание стиля , точно такое же, как окно Изменение стиля.
- Введите в поле Имя имя стиля, а в списке Стиль выберите установку Знака .
- В поле Основан на стиле оставьте установку Основной шрифт абзаца .
- Установите флажок Добавить в шаблон (после чего окно примет такой вид, как показано рис.8) и щелкните на кнопке OK .
Рис. 12.8. Создание стиля знака
Второй способ:
- Щелкните на кнопке Создать стиль в области задач Стили и форматирование .
- В открывшемся диалоговом окне введите для нового стиля имя и в списке Стиль выберите установку Знака .
- Выберите в поле Основан на стиле установку Обычный .
- Измените форматирование нового стиля.
- Установите флажок Добавить в шаблон и щелкните на кнопке OK .
В списке стилей появился еще один стиль. Эти стили помечены символом а , а не знаком абзаца, как остальные стили в списке, поскольку были созданы не стили абзаца, а стили знака.
Третий способ:
- Отформатируйте один из абзацев в документе произвольным образом.
- Выделите отформатированный абзац или установите в него курсор, а затем щелкните в поле Форматирование выделенного текста правой кнопкой мыши и выберите команду Изменить стиль .
- В диалоговом окне Изменение стиля введите для стиля имя.
- В раскрывающемся списке Стиль следующего абзаца выберите стиль Обычный .
- Оставив все остальные параметры стиля без изменений, установите флажок Добавить в шаблон и щелкните на кнопке OK .
Обратите внимание на установку Стиль следующего абзаца , задаваемую в диалоговом окне создания стиля. Когда, закончив набирать отформатированный данным стилем абзац, вы нажимаете клавишу Enter , программа создает следующий абзац и применяет к нему тот стиль, который указан как стиль следующего абзаца. Например, если после заголовка определенного уровня в документе всегда следует обычный текст, то настраивая стиль этого заголовка, имеет смысл задать в поле Стиль следующего абзаца стиль Обычный .
Переименование и удаление стилей
Переименование стиля выполняется в диалоговом окне Изменение стиля . Если при этом вы установите флажок Добавить в шаблон, чтобы внесенное изменение отразилось и в шаблоне, то исходный стиль останется в шаблоне, куда будет просто добавлен новый стиль с указанным вами именем.
Для удаления стиля из документа нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на имени стиля на панели Стили и форматирование и выбрать команду Удалить , а затем подтвердить удаление. В этом случае у вас вообще не будет возможности указать, что изменения должны отразиться в шаблоне.
Непосредственное редактирование шаблона
Существует возможность отредактировать стили непосредственно в шаблоне документа. Для этого нужно выбрать команду Файл ->Открыть , в диалоговом окне Открытие документа задать в поле Тип документа установку Шаблон документа (*.dot), указать файл шаблона и щелкнуть на кнопке Открыть . Шаблон откроется в программе как обычный документ. При этом у вас будет возможность создавать, удалять и переименовывать стили, а также применять их к тексту.
Написать данную статью меня побудило отсутствие элементарных знаний работы со стилями в текстовом редакторе Word. Причем, как ни удивительно, данная проблема затрагивает не только неискушенных в этих вопросах пользователей, как, например, студенты, но и достаточно опытных, уже многие годы работающих с текстовыми документами.
При оформлении любой публичной работы, начиная от публикации в печатном издании и заканчивая рефератом, принципиальным требованием к ней является качество оформления документа, то есть форматирование. Практически каждому из нас приходилось "вести борьбу" с фрагментами текста, форматирование которых являет иногда очень причудливое сочетание шрифта, отступов от краев страницы, интервального отступа и прочая, и прочая. Иногда такая борьба является процессом длительным и достаточно сложным. Причем, добавлю, после форматирования может оказаться, что оно выполнено не так, как требуется...
"И откуда взялось такое разнообразие подачи текста в документе?", - недоумеваем мы. Да все очень просто. Создавая документ, мы часто берем за его основу уже созданный ранее, включаем абзацы из других документов, причем не обязательно текстовых (это может быть, например, контент web-страницы и т.п.). Откроем в таком документе список стилей на панели инструментов и у нас будет на что посмотреть: сколько же всего тут есть (рис. 1)!
| Рис. 1 |
А ведь проблема форматирования текста и моментального его изменения в случае необходимости разрешается очень просто как раз при помощи стилей. Создав новый документ, откройте список стилей на панели инструментов и изучите его содержимое. Вы увидите несколько стилей, которые разработчики Word предлагают вам использовать как для основного текста ("обычный"), так и для заголовков разных уровней. Ваша задача заключается в том, чтобы определиться с предложенными стилями: устраивают они вас или нет? В свое время, обдумав и проанализировав, что же именно мне чаще всего будет необходимо, я определил (а где-то и оставил неизменным) устраивавшие меня стили как для основного текста, так и для заголовков разных уровней.
Начну с Microsoft Office Word 2003.
Для изменения стилей используется окно "Стили и форматирование" из области задач. Для отображения этой области щелкните кнопку "Панель форматирования", расположенную на панели инструментов слева от списка стилей.
Окно (рис. 2) содержит все стили, однако из списка "Показать" можно выбрать отображение не только всех стилей, но и их подмножество.
Второй вариант более сложный, зато и более гибкий. Раскрыв список для нужного стиля, выбираем из него пункт "Изменить", что приводит к появлению окна "Изменение стиля". В нем, как мы видим на рисунке, можно изменить не только любой элемент форматирования, но и многое другое, например, определить для стиля язык (рис. 4).
 |
| Рис. 4 |
Вот, собственно, и все, что касается изменения стилей. Предлагаемое по умолчанию в Word количество стилей, на мой взгляд, вполне достаточно для полноценного форматирования документа (что, кстати, подтверждает моя многолетняя практика), поэтому я не видел и не вижу необходимости создания новых стилей. Вместе с тем сделать это очень просто. В окне "Стили и форматирование" из области задач следует щелкнуть кнопку "Создать стиль". Это приведет к появлению окна "Создание стиля", полностью тождественного окну "Изменение стиля", в котором и определяются параметры нового стиля (при этом не забываем, конечно, адекватно назвать создаваемый стиль).
Ну а применение стиля к фрагменту документа является делом легким и комфортным: например, выделяем нужный фрагмент текста и щелкаем на названии нужного стиля.
Использование стилей позволяет так же быстро и просто изменить форматирование текста. Например, выяснилось, что интервал в тексте должен быть полуторным. Что за проблема: раскрываем список для стиля "Обычный" и выбираем из него пункт "Изменить", в окне "Изменение стиля" щелкаем кнопку "Формат", выбираем из ее списка элемент "Абзац" и задаем в поле "Междустрочный интервал" значение "Полуторный".
Казалось бы, это все, однако не следует забывать очень важный момент: все описанные действия касаются стилей только текущего документа, то есть документа, с которым происходит работа. Вместе с тем, представляется целиком резонным распространить созданные стили на все вновь создаваемые документы. Припоминаем, что все стили сохраняются в шаблоне Word, который называется Normal.dot. Таким образом, нам необходимо запомнить в нем измененный или новый стиль. Обращаем внимание на наличие в окне "Изменение стиля" поля-метки "Добавить в шаблон". Проставив галочку в этом поле, мы как раз и изменяем существующий стиль или добавляем в шаблон новый.
Однако существует способ и массово перенести в шаблон измененные стили либо, наоборот, заменить все стили в существующем документе на стили из шаблона. Осуществляется это так:
- Выполнить команду Сервис > Шаблоны и настройки.
- В окне "Шаблоны и настройки" щелкнуть кнопку "Организатор", что приведет к появлению окна "Организатор".
- Окно "Организатор" состоит из двух частей: левая содержит стили текущего документа, а правая - шаблона Normal.dot. Выделяя нужные стили и оперируя инструментом "Копировать", очень просто перенести стили текущего документа в шаблон Normal.dot либо наоборот. Кстати, кнопка "Удалить" позволит вам удалить все лишние стили из документа (рис. 5).
 |
| Рис. 5 |
И последнее. Сформировав нужные стили и запомнив их в шаблоне Normal.dot, нужно позаботиться о сохранении самого шаблона. Напомню, что шаблон Normal.dot в случае его отсутствия автоматически воссоздается при загрузке Word. Таким образом, не следует удивляться, что однажды, после какой-то аварийной ситуации с тем же Word, загрузив программу, вы не обнаружите ставшими уже привычными для вас стили. Поэтому скопируйте шаблон Normal.dot в надежное для хранения место, откуда его можно будет при необходимости восстановить. И, опять-таки, напомню, что папка для хранения шаблонов (обычно это c:\Documents and Settings\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\Шаблоны) является скрытой, поэтому для того, чтобы "добраться" до шаблона, вам потребуется разрешить доступ к скрытым папкам.
Так производится работа со стилями в Microsoft Office Word 2003. Работа со стилями в Microsoft Office Word 2007 несколько отличается: она стала более простой, хотя возможностей появилось больше.
Начнем, опять-таки, с изменения стилей. Для отображения окна стилей на ленте "Главная" следует щелкнуть на изображении маленькой стрелки, находящейся в правом нижнем углу кнопки "Изменить стили". Окно "Стили" представляет собой несколько модифицированный вариант окна "Стили и форматирование" для Word 2003 (рис. 6), да и действия по изменению стиля проводятся практически так же, поэтому я не вижу смысла на них останавливаться.
| Рис. 6 |
Кроме инструментов для изменения стилей, собранных в кнопке "Изменить стиль", среди инструментов, вынесенных на ленту "Главная", в группе "Стили" размещены также все стили. Это позволяет не только быстро их применить, но и предоставляет очень удобную возможность просмотреть, как будет выглядеть текст для того либо иного стиля, просто наведя курсор на нужную пиктограмму. При этом на ленте отображаются первые три стиля, однако, воспользовавшись кнопками навигации, расположенными в правой части группы, можно просто выбрать те стили, которые и будут постоянно отображаться на ленте.
Опять же, все стили сохраняются в шаблоне Normal.dotm, который по умолчанию сохраняется в папке для хранения шаблонов (c:\Documents and Settings\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\Шаблоны).
На мой взгляд, несколько "замаскированным" стал доступ к организатору шаблонов. В Microsoft Office Word 2007 для этого в нижней части окна "Стили" нужно щелкнуть кнопку "Управление стилями", а в появившемся после этого окне "Управление стилями" - кнопку "Импорт/Экспорт".
И еще один совет "в тему", но непосредственно не связанный с Word. При переносе фрагмента из какого-то документа его стиль сразу же запоминается в документе, в который он копируется. Конечно, после этого можно выделить данный фрагмент и очистить его, использовав инструмент "Очистить все", который снимает форматирование и стиль, но сам-то стиль в документе остается. Я большой противник хранения в документе "лишних" стилей, поэтому всегда слежу за тем, чтобы их (случайно) не оказалось. И вот здесь на помощь мне пришла маленькая, но очень удобная и эффективная программка PureText Стива Миллера (Steve Miller). Программа является свободно распространяемым продуктом, то есть принадлежит к классу freeware. Скачать ее можно на сайте разработчика stevemiller.net/PureText .
Программа принадлежит к классу
Portable, то есть работает без
инсталляции. После ее запуска в
трее появляется иконка. Далее все
предельно просто. Скопировав в
буфер памяти нужный фрагмент
какого-либо документа, например,
web-страницы, щелкаем на иконке
программы. И - все... После этого
вставляем из буфера текст, в
котором полностью удалено
форматирование документа: шрифт,
начертание, цвет, стили,
выравнивание, интервалы и т.д.
Практически больше ничего
работающим с программой и знать не
нужно. Единственное, что, пожалуй,
может потребоваться, - это
переназначить "горячую"
клавишу для вставки текста без
форматирования при помощи
программы PureText, которая по
умолчанию для вставки использует
стандартную комбинацию клавиш
Вообще-то, снять форматирование со вставляемого текста можно и штатными средствами Word. Например, в Word 2007 для этого следует перед выполнением вставки обратиться к параметрам вставки, выбрать пункт "Специальная вставка", а затем из предложенных вариантов в списке "Как" выбрать "Неформатированный текст". Однако это дело вкуса. Я предпочитаю снимать форматирование при помощи PureText, руководствуясь следующим. Во-первых, так быстрее (достаточно щелкнуть пиктограмму PureText, а не "бегать" по меню). Во-вторых, при помощи PureText я снимаю форматирование при вставке в любую программу, а не только в Word -е. Однако, еще раз повторяю - это дело вкуса и привычек каждого пользователя.
Настоятельно советую воспользоваться приведенными советами, и вы не без удивления обнаружите, насколько повысится эффективность вашей работы.
Валерий ФЕТИСОВ
Стиль - это именованное описание формата абзаца или символов текста. Вместо того чтобы вручную форматировать каждый абзац, можно задать стиль и настроить для него необходимые параметры. Затем таким стилем можно оформить любой блок текста, в результате параметры стиля будут перенесены на конкретный фрагмент документа.
Стили бывают двух типов:
* абзацный - задает оформление целого абзаца;
* символьный - задает шрифт, начертание и оформление фрагмента текста абзаца.
Любому символу текста всегда присущи два стиля: абзацный и символьный. По умолчанию Word присваивает тексту абзацный стиль Обычный и символьный стиль Основной шрифт абзаца . Все приемы форматирования текста, рассмотренные выше на этом занятии, не влияли на его стиль. Сейчас давайте сформируем два новых стиля.
1. Создайте новый документ. Выберите команду Формат > Стили и Форматирование . В правой части экрана в области задач откроется соответствующее окно, показанное на рис. 6.14.
Рис. 6.14. Окно стилей в Word
2. В разделе перечислен набор доступных стилей. Поставьте указатель мыши на одном из них. Появляется всплывающая подсказка с кратким описанием указанного стиля. Щелкните на выбранном стиле. В разделе Форматирование выделенного текста появится название этого стиля и раскрывающийся список, содержащий доступные операции.
Примечание Благодаря наличию области задач в приложениях Microsoft Office XP работа по созданию, изменению и применению стилей значительно облегчилась.
3. Щелкните на кнопке Создать стиль , откроется окно диалога Создание стиля , показанное на рис. 6.15.
4. В раскрывающемся списке Стиль оставьте вариант Абзаца , так как сейчас нам нужен стиль для оформления абзаца.
Рис. 6.15. Создание нового стиля в Word
5. В поле Имя введите название Красивый абзац.
6. В списке Основан на стиле выберите пункт Обычный . В результате все параметры нового стиля будут соответствовать одноименным параметрам стиля Обычный , которые мы затем немного изменим.
7. Щелкните па кнопке Формат Абзац . Откроется стандартное окно форматирования абзаца (см. выше рис. 6.4), с помощью которого в данной ситуации задаются параметры шрифта настраиваемого стиля.
8. Выберите режим выравнивания По ширине , введите для отступов абзаца слева и справа значение 1 см, для отступа первой строки - 2 см и для интервала перед абзацем - 6 пунктов. Затем щелкните два раза на кнопке ОК. Новый стиль появится в списке Выберите форматирование для применения окна диалога Стили и Форматирование .
9. Снова щелкните на кнопке Создать стиль .
10. В раскрывающемся списке Стиль появившегося окна диалога Создание стиля выберите пункт Знака , чтобы определить новый символьный стиль.
11. В поле Имя введите название Крупный текст.
12. В списке Основан на стиле выберите пункт Основной шрифт абзаца .
13. Щелкните на кнопке Формат и в раскрывшемся меню выберите пункт Шрифт .
Примечание Меню кнопки Формат открывает доступ к любым параметрам абзаца или шрифта. Самостоятельно изучите остальные команды этого меню.
14. В открывшемся окне диалога форматирования шрифта (см. рис. 6.11)выберите шрифт ArialCyr, размер 20 пунктов, начертание Полужирный курсив .
15. Два раза щелкните на кнопке ОК , а затем щелкните на кнопке Close . Теперь документ содержит описания двух новых стилей, с помощью которых можно форматировать абзацы и фрагменты текста.
16. Введите несколько абзацев текста и выделите первые три.
17. В раскрывающемся списке Стиль панели инструментов Форматирование выберите новый стиль Красивый абзац. Три выделенных абзаца окажутся оформленными в соответствии с только что созданным абзацным стилем.
18. Выделите несколько слов в первом абзаце и выберите в том же списке Стиль пункт Крупный текст. Выделенные слова изменятся в соответствии с новым символьным стилем.
19. Повторите эту операцию, выделяя слова второго, третьего и четвертого абзацев (рис. 6.16).
Рис. 6.16. Оформление с помощью стилей в Word
Казалось бы, те же самые операции можно выполнить и с помощью обычных команд форматирования, но оформление текста с помощью стилей дает несколько преимуществ.
* Стиль способен хранить сложный вариант форматирования, который можно быстро назначить любому абзацу или фрагменту.
* Стиль можно поместить в шаблон, и его унаследуют все документы, созданные на основе этого шаблона.
* Изменив стиль, вы моментально измените вид всех фрагментов документа, оформленных в соответствии с этим стилем.
* Модифицировав стиль в шаблоне, вы сразу же измените вид всех фрагментов текста, отформатированных этим стилем во всех документах, основанных на скорректированном шаблоне. (Чтобы этого добиться, для каждого из выбранных документов в окне диалога Шаблоны и надстройки
, которое открывается командой Сервис > Шаблоны и надстройки
, должен быть установлен флажок Автоматически обновлять стили
).
20. Чтобы почувствовать всю мощь шаблонов в действии, снова выберите команду Формат > Стили и Форматирование , в списке Выберите форматирование для применения выделите пункт Красивый абзац и в раскрывающемся списке выберите команду Изменить .
21. В окне диалога Изменение стиля щелкните на кнопке Формат , а затем выберите в раскрывшемся списке пункт Абзац .
22. В окне диалога Абзац увеличьте отступы слева и справа до 2 см. Два раза щелкните на кнопке ОК, а затем щелкните на кнопке Закрыть .
Обратите внимание, что увеличились отступы у трех первых абзацев, которым был назначен стиль Красивый абзац. Аналогичным способом можно быстро скорректировать, например, размер шрифта фрагментов, выделенных стилем Крупный текст. Подумайте, сколько бы времени ушло на такое изменение оформления стандартными средствами, если бы потребовалось модифицировать несколько абзацев, разбросанных по многостраничному документу.
Подготовив специальные стили для определенных элементов текста (например, для подрисуночных подписей), вы сможете настраивать формат всех подписей с помощью простой корректировки соответствующего стиля. С помощью стилей можно выполнить любое форматирование текста. При отсутствии достаточного опыта такой подход потребует дополнительных затрат времени, но, научившись изменять оформление документов путем манипуляций со стилями, вы сможете экономить-многие часы.
Последняя панель Главного меню предназначена для быстрого поиска (замены) нужного фрагмента текста. Все довольно понятно расписано в подсказках.
Работа со стилями
Параметры форматирования символов и абзацев Word позволяют изменять вид создаваемых документов в широких пределах, однако число возможных вариантов форматирования столь велико, что установка всех этих параметров вручную может занимать значительное время. Для решения этой задачи служат СТИЛИ.
Стили представляют собой наборы команд форматирования. При создании стиля пользователь указывает значения отдельных параметров форматирования, которые должны быть включены в создаваемый стиль, для последующего применения всех этих параметров совместно посредством выбора имени этого стиля. Стили определяют форматирование символов, текстовых фрагментов, абзацев, строк таблиц или уровней структуры документа. Существует два различных типа стилей:
Стиль символа - содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы
Стиль абзаца - содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции
Стили абзацев также могут содержать стили или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в Word, являются стилями абзацев.
В каждом шаблоне документа имеется заранее созданный набор стилей, или библиотека стилей, но можно самостоятельно создавать новые и изменять имеющиеся в шаблонах стили. Кроме того, стили могут сохраняться непосредственно в документах.
Экспресс-стили Word
Для применения стиля из списка экспресс - стилей необходимо:
выделить фрагмент текста;
на панели "Стили" (лента "Главная") нажать справа нижнюю кнопку в строке с графическим представлением стилей (можно нажать кнопку в самой строке "Стили");
в появившейся галерее надо выбрать нужный стиль, при этом выделенный фрагмент будет приобретать форматирование того стиля, на который мы будем указывать курсором мыши
При необходимости переименования стиля, необходимо щелкнуть на соответствующей ему кнопке правок кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню пункт "Переименовать".
Сбросить все параметры форматирования выделенного фрагмента можно, нажав кнопку "Очистить стиль" в галерее стилей.
Общий список стилей Word 2007
В экспресс-галерее отображаются лишь наиболее часто используемые стили. Если возникает необходимость применить стиль, которого нет в галерее, необходимо открыть галерею стилей и нажать кнопку "Применить стили". В появившемся окне надо выбрать нужный стиль или указать его имя в поле "Имя стиля". Для этой цели можно использовать сочетание клавиш Ctrl+Shift+S.
Буквой "а" обозначены стили текста, ¶- стиль абзаца, соответственно, где есть оба значка,- это стили и текста, и абзаца.
Для настройки списка отображаемых стилей предназначена ссылка "Параметры" (окно группы "Стили"). При щелчке на ней кнопкой мыши открывается окно "Параметры области стилей".
Создание и изменение стиля
Создавать и изменять стили можно двумя способами:
1. Определением (переопределением) стиля
Придайте фрагменту текста необходимый вид
Откройте экспресс-галерею стилей и щелкните кнопкой мыши "Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль" (при изменении стиля - "Обновить стиль в соответствии с выделенным фрагментом)
В появившемся окне введите имя нового стиля и нажмите ОК
2. Созданием (изменением) его параметров
Откройте окно "Стили"
Нажмите кнопку "Создать стиль" (две буквы А)
В появившемся окне "Создание стиля" настройте все необходимые параметры форматирования (при изменении стиля, соответственно "Изменение стиля")
Для облегчения работы со стилями в Word существует специальный механизм - инспектор стилей, который позволяет отслеживать используемые в документе стили абзаца и текста. Для вызова инспектора стилей служит кнопка с изображением буквы "А" и увеличительного стекла.
Для более тонких настроек стилей служит кнопка "Управление стилями"
Стиль - это совокупность параметров используемых символов и абзаца, которому присвоено какое-то имя: «Заголовок1», «Заголовок2», «Основной текст» и т.п. Стили очень удобно использовать при создании сложного (структурированного) документа в связи с тем, что:
При создании большого сложного документа очень долго для каждого заголовка, подзаголовка и т.д. устанавливать все параметры вручную – гораздо быстрее наложить стиль;
Если вдруг на каком-то этапе не понравился вид документа, например, какого-то типа заголовков, то можно быстро изменить стиль, не меняя оформление каждого заголовка такого вида вручную.
Техника: Для наложения стиля на конкретный заголовок или абзац нужно его выделить и выбрать нужный стиль из списка Стиль на панели инструментов Форматирование.
Если не один из имеющихся в списке Стиль стилей вас не устраивает (малый размер шрифта, не то начертание и т.д.), то любой из них можно изменить. Для этого выделите текст с изменяемым стилем, откройте Формат – Стили и форматирование, установите маркер мыши на изменяемом стиле и из контекстного меню выберите команду Изменить. Формат – Шрифт – поменяйте шрифт нужным образом – Абзац – измените параметры абзаца на необходимые вам.
Форматирование стиля:
Выделить заголовок. Формат – Стили и форматирование.
Показать – Доступные стили, Выберите форматирование для применения – Заголовок1. Нажмите кнопку Заголовок1, в раскрывающемся списке, выберите Изменить. Выравнивание – по центру, Шрифт – Arial, начертание – полужирный, размер – 16, междустрочный интервал - полуторный.
Обновлять автоматически – установить флажок √ . Это позволит, автоматически меняя параметры в каком либо типе заголовка, производить замены сразу во всем тексте.
29.Microsoft Word. «Создание титульной страницы»
Набор титульного листа будете производиться на 1 листе. Если его нет, то добавить чистый лист можно командой Вставка – Разрыв – Новая страница.
Наберите текст по образцу:
1 – учреждение образования
Стиль: обычный, Шрифт: Times News Roman, Выравнивание: по левому краю, Начертание: Прописные и строчные, Размер: 14 пт, 12 пт.
2 - Зоголовок
Стиль: название, Выравнивание: по центру, Шрифт: Times News Roman Прописные
Интервал: разреженный 3 пт (Формат - Шрифт - Интервал...), Размер: 24 пт., Начертании: полужирный
3- Подзаголовок «Образовательная область: Естествознание» и «Предмет: Биология» оформляются в виде таблицы: Таблица из 2-х строк и 2-столбцов.
Стиль: обычный, Шрифт: Times News Roman, Начертание: Прописные и строчные, Размер: 14 пт, 12 пт.
4- Абзацы «Исполнитель» и «Руководитель» - Выравнивание: по левому краю
Отступ слева: 9 см (Формат - Абзац - Отступы и интервалы - Отступ - слева - 9 см)
5-год, город
Стиль: обычный, Шрифт: Times News Roman, Выравнивание: по центру
Симметрично выровняйте текст по странице.
Просмотрите макет документа, используя кнопку Предварительный просмотр
Проверьте нумерацию оглавления. Если оно имеет некоторые неточности, то есть возможность обновить его автоматически. Для этого выполните следующие действия: Выделите текст оглавления – Вызовите контекстное меню – Обновить поле – Обновить только номера страниц.
Microsoft Word. «Макетирование страниц»
Сверстать страницу - значит расположить на странице в определенном порядке блоки текста, заголовки, иллюстрации, колонтитулы и другие элементы оформления.
Верстка двуколоночной полосы (встречаетесь с различными печатными изданиями: газетами, журналами, книгами). Текст может занимать всю ширину полосы или располагаться в несколько колонок (от одной до семи) Количество колонок определяет их ширину, а это, в свою очередь, существенно влияет на легкость чтения документа.
Техника выполнения:
Для того чтобы выполнить разбивку текста на две колонки, надо использовать команду Формат - Колонки или кнопку Панели редактирования (разметка страницы).
Команда Колонки вызывает соответствующее диалоговое окно, с помощью которого можно определить количество колонок, их ширину, расстояние между колонками, наличие разделительной линии.
