Инструкция по учету использования рабочего времени. Табель учета рабочего времени – заполнение образца

Шабашова Ирина , редактор-эксперт по кадровому делопроизводству

Во время семинара «Аудит кадровой документации: проводим своими силами», который состоялся в рамках Всероссийского практического форума «Кадровое дело – 2010»*, мы получили от вас много вопросов об организации работы с табелем учета рабочего времени. Обязательно ли вести этот табель? Как его правильно заполнять? Какую унифицированную форму из двух имеющихся предпочесть? Разберемся, как ставить отметки? Чем грозит отсутствие табеля рабочего времени?

Можно ли не вести табель в маленьких компаниях?

Я работаю в очень маленькой компании с численностью работников 4 человека. Подскажите, необходимо ли нам вести табель учета рабочего времени? В каждой ли компании ведется табель?

Да, табель обязателен для всех работодателей, включая немногочисленные компании и работодателей – физических лиц. Это установлено статьей 91 Трудового кодекса (где говорится, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником) и подтверждается постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, которым утверждена унифицированная форма табеля.

Все хозяйственные операции должны оформляться и подтверждаться оправдательными документами**. Расчеты с персоналом также являются хозяйственными операциями. Табель учета рабочего времени – это документ, подтверждающий, что работник исполняет обязательства по трудовому договору, ведь в нем содержится информация о фактически отработанных часах. Табель служит основанием для расчета заработной платы в бухгалтерии. Кроме того, бухгалтеры готовят с его помощью налоговую и статистическую отчетность.

В бухгалтерской терминологии оправдательные документы для хозяйственных операций еще именуются первичными учетными документами

Как назначить табельщика?

Недавно сотрудник, ответственный за табель нашего отдела, уволился. Добровольно исполнять обязанности по ведению табеля и сдаче его в бухгалтерию никто из оставшихся работников не захотел. Как назначить нового ответственного?

Из вопроса понятно, что должности табельщика в вашей организации нет, хотя она может быть предусмотрена в штатном расписании, особенно в организациях с большой численностью персонала. Если в вашей компании установлен порядок назначения ответственных за ведение табеля по подразделениям, значит, такая обязанность не является основной для сотрудника, на которого она возложена. Следовательно, она должна быть дополнительно оплачена. Любые доплаты и надбавки предусматриваются в трудовом договоре***. Поэтому с ответственным за табель работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будет предусмотрена обязанность по ведению табеля учета рабочего времени, а также размер доплаты за это (образец смотрите на стр. 46).

Доплаты, надбавки, премии и поощрительные выплаты отражаются в графах 6–8 штатного расписания (унифицированная форма № Т-3)

Кроме того, следует издать приказ по основной деятельности о назначении ответственного за табель (образец представлен на стр. 47).

Какую форму использовать – Т-12 или Т-13?

Подскажите, пожалуйста, в чем разница между формами табеля № Т-12 и № Т-13? В каких случаях они используются?

Все зависит от того, как именно в организации построена система учета рабочего времени. Как вы уже отметили, Госкомстат России утвердил две унифицированные формы табеля: № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени». Форма № Т-12 может использоваться в любой организации. С ее помощью можно одновременно контролировать соблюдение режима рабочего времени и вести учет выплат работникам. При этом в компаниях, где временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведутся раздельно, допускается заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени». В этом случае раздел 1 считается самостоятельным документом, а оформлять раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» не нужно. Форма № Т-13 используется, только когда в организации установлена автоматическая система контроля присутствия работников и данные о входе-выходе можно заносить в табель через компьютер. Сегодня в современных компаниях все чаще используют систему автоматизированного контроля присутствия, что позволяет значительно экономить время и трудозатраты на заполнение табеля. Необходимо также отметить, что форма № Т-13 предназначена исключительно для учета рабочего времени, в ней нет граф для данных по оплате труда.

Табель учета рабочего времени ежедневно заполняет сотрудник, ответственный за работу с этим документом

Как вести табель, если сотрудники разбросаны по офисам?

Меня назначили ответственной за ведение табеля учета рабочего времени отдела, в котором рабочие места сотрудников находятся в соседних офисах. Ходить в дальние офисы не всегда есть время, и я проставляю явку работникам с их слов по телефону. Могут ли у меня из-за этого возникнуть какие-нибудь проблемы?

Да, могут. Дело в том, что ответственный за ведение табеля рабочего времени обязан проставлять отметки в табеле по факту присутствия сотрудника на рабочем месте. Представьте ситуацию, что за сотрудника по телефону ответил кто-то из коллег и сообщил о его явке. А на самом деле работник прогуливал (или находился на больничном, в командировке и т. п.). Если такое несоответствие выявится в бухгалтерии при расчете зарплаты, вам придется не только переделывать табель, но и писать объяснительную записку, почему так произошло. Еще серьезнее, если по ошибочному табелю уже произвел расчет. За такое нарушение руководитель организации может сделать вам замечание или объявить (ст. 192 ТК РФ).

Помните, что основанием для проставления того или иного кода в табеле служат различные подтверждающие документы. Это приказы работодателя (о направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска, об отстранении от работы и т. п.), листки временной нетрудоспособности, медицинские справки, докладные и объяснительные записки, акты и т. п. В вашем случае (при удаленности контрольного объекта), придется организовать рабочее время таким образом, чтобы на исполнение обязанности табельщика оставалось время. А лучше все-таки, если в каждом офисе будет свой табельщик.

Совет

Если вы точно не знаете, по каким причинам сотрудник отсутствует на работе, до сдачи табеля в бухгалтерию оставляйте незаполненной его графу «отметки о явках и неявках на работу по числам месяца» до тех пор, пока он не появится и не представит подтверждающие документы. Если к моменту сдачи табеля работник не появился, ставьте отметку о неявке по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) – код «НН» («30»). При предъявлении листка нетрудоспособности эти отметки заменяются кодом «Б» (19) или «Т» (20). В этом случае табель в конце месяца нужно переоформить.

Можно ли разработать свою форму табеля учета рабочего времени?

При заполнении табеля я не использую графы «отработано за месяц: сверхурочных, ночных, выходных и праздничных дней», так как мы не привлекаем своих сотрудников к сверхурочной работе. Эти графы увеличивают ширину табеля, что при заполнении вызывает неудобства. Могу ли я исключить их из табеля?

Нет, удаление отдельных реквизитов из установленной формы табеля учета рабочего времени не допускается так же, как и разработка индивидуальной формы этого документа. Эти правила касаются и других унифицированных форм. Бухгалтер в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» не сможет принять к зачету табель, составленный в свободной форме.

Изменения, вносимые в унифицированные формы первичной учетной документации, следует оформить в организации соответствующим приказом или положением

Однако в унифицированные формы можно вносить изменения: например, расширить или сузить графы табеля с учетом необходимости и значимости показателей, включить в него дополнительные листы, если, например, работников в отделе много и все фамилии не умещаются на одной странице. Не запрещено также добавлять в табель дополнительные реквизиты****. На практике часто вносят в форму строки для виз должностных лиц или реквизит «УТВЕРЖДАЮ».

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Что грозит, если неправильно оформлять табель?

Нашей организации предстоит проверка налоговой инспекции. Мы не уверены, что всегда правильно оформляем табель учета рабочего времени? Какая ответственность грозит нам, если что-то не так?

Да, при проверке финансовых операций данные бухгалтерской и налоговой отчетности могут сверяться с первичными учетными документами, в том числе и с табелем. Помните, что проверяет не только правильность оформления табеля, но всегда сопоставляет его данные со сведениями расчетно-платежной ведомости. Несовпадение этих данных говорит о неправильности начисления заработной платы. Например, когда указаны неверные коды, проставлены сплошные «восьмерки» работникам с ненормированным рабочим днем или совместителям.

При обнаружении таких ошибок в табеле работодателя могут привлечь к административной ответственности за «грубое нарушение правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения». Штраф составляет 5000 рублей (п. 1 ст. 120 НК РФ). А если работодатель вообще не ведет табель, его могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ)*****.

Хотим также обратить ваше внимание, что налоговая инспекция – не единственный контролирующий орган, который проверяет данный документ. Например, представители Фонда социального страхования могут изучить его на предмет уточнения исчисленных сумм пособий по временной нетрудоспособности. Табели в плановом порядке проверяет и Гострудинспекция.

В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. ТК РФ).

Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений , утв. Постановлением Президиума ВЦСПС ; Решение ВС РФ ). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Табель учета рабочего времени должен быть в каждой организации независимо от ее формы собственности. За его отсутствие предусмотрено административное наказание, как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников.

Из статьи вы узнаете:

• Для чего нужен табель;
• По какой форме вести учет;
• Оформление бланка
• Как заполнить
• По каким данным рассчитать выплаты работникам

Не допустить ошибок при заполнении кадровых документов, вам поможет журнал «Зарплата». При подписке на журнал сейчас вы получаете сразу несколько бонусов. Выберите .

Кому и зачем нужен табель рабочего времени

Он содержит информацию о фактически отработанных часах и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации (простой, болезнь, прогулы и т. п.). Этот документ необходим:

• бухгалтеру . На основании сведений табеля работникам начисляется заработная плата, отпускные, пособия, командировочные.
• налоговикам . Если табель в организации не ведется, то при проверках может быть пересмотрена правильность начисления или удержания налогов с заработной платы. Для этого достаточно сверить данные по отработанным дням, указанным в табеле, с данными по выплате заработной платы. И если, например, работнику начислена зарплата за неотработанные дни, компанию могут обвинить в завышении расходов, а, следовательно, и в занижении налоговой базы по налогу на прибыль. За подобное нарушение компанию могут оштрафовать на сумму от 20 до 40% неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ). Кроме того, обяжут доплатить в бюджет недостающую сумму налога, а также пени.
• представителям ФСС России . Он может потребоваться при проверке правильности расчета пособий, выплачиваемых за счет фонда;
• трудовой инспекции . На его основании трудовики могут оценить, не нарушены ли права работников, например, в части соблюдения норм о сверхурочных часах. Если будет выявлено нарушение, придется заплатить штраф. Его размер для организации составляет от 30 000 до 50 000 руб., для руководителей — от 1000 до 5000 руб. Если же руководитель повторно нарушит трудовое законодательство, его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет;
• органам статистики . С его помощью составляется ряд отчетов, например форма № П-4.

Еще Ваши коллеги читают:

Что грозит за отсутствие табеля

Отдельной статьи за неведение кадрового учета трудовое законодательство не устанавливает. Несмотря на это, если компания не будет вести табель учёта, она может быть привлечена к ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательство о труде. Для должностных лиц - предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. Для организации - штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Кто заполняет

Руководитель компании назначает работников, ответственных за ведение табеля. Как правило, это руководители подразделений. Назначение ответственных оформляют приказом (образец ниже) и знакомят с ним ответственных работников под роспись. В компаниях с большой численностью может быть отдельная ставка табельщика. Табельщик передает этот документ в кадровую службу, оттуда он попадает в бухгалтерию уже заполненным.

Какой может быть форма

Организации могут использовать одну из двух унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:

• форма Т-12
• форма Т-13

Форма Т-12 используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Компании, которые временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведут раздельно, могут заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени». Она может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.

Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательных реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.

Таблица. Обязательные реквизиты

Составляется табель в одном экземпляре и передается в бухгалтерию. Имейте в виду: в компаниях, в которых аванс начисляется за фактически отработанное время, сведения должны поступать в бухгалтерию не реже чем один раз в месяц.

В табель заносятся сведения о сотрудниках, которые трудятся на основании трудовых договоров, по принципу «одна должность - одна позиция». Исполнение обязанностей по другой должности в основное рабочее время в порядке совмещения профессий или замещения временно отсутствующего работника в табеле не отражается. Также не включаются исполнители, работающие на основании гражданско-правовых договоров. А вот если работник является внутренним совместителем, то сведения по нему должны отражаться два раза.

Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное наименование компании в соответствии с учредительными документами и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке — для какого структурного подразделения составляется этот табель, если таковое имеется.

Затем записываются порядковый номер документа, дата составления (как правило, это последний день отчетного периода), а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).

После шапки переходим к заполнению основной части документа.

В графе 1 проставляется порядковый номер работника.

В графах 2 и 3 указываются полные ФИО работника, его должность, присвоенный табельный номер. Заполнять эти графы надо на основании сведений из личных карточек сотрудников (форма № Т-2), которые заводят согласно приказу (распоряжению) о приёме на работу.

Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой — в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.

Если условными обозначениями не предусмотрено время, которое необходимо отразить в табеле, организация может ввести собственное буквенное (цифровое) обозначение. Например, если нужно отразить перерывы для кормления ребенка, предоставляемые работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет (ч. 1 ст. 258 ТК РФ), можно ввести буквенный код КР и цифровой 37. Поскольку такие перерывы включаются в рабочее время и оплачиваются в размере среднего заработка в отличие от обычного рабочего времени, то в нижних строках нужно указать продолжительность перерыва (ч. 4 ст. 258 ТК РФ).

Обозначения в табеле учета рабочего времени

В графе 5 проставляется, сколько дней и часов выработано за каждую половину месяца — дни сверху, часы снизу.

В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.

Графы 7—9 предназначены для отражения сведений, необходимых для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в документ, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7—8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.

Если в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Например, для зарплаты используется код 2000, для отпуска и компенсации - 2012, для больничных листов -2300 и т. д.

Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.

В графы 10—13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте — здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.

Подписывается документ лицом, ответственным за его заполнение, а также руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, либо директором компании.

Ниже вы найдете корректный образец заполнения табеля учета рабочего времени.

К сведению: к основному табелю может заводиться дополнительный лист. Например, он может потребоваться в случае увольнения работника в начале или середине месяца. Допустим, сотрудник увольняется 8 ноября. Тогда на отдельном листе табеля отражаются отработанные им дни, а 9 ноября делается запись «Уволен». По окончании месяца этот лист (на одного работника) прилагается к основному табелю, в котором уже не нужно дублировать информацию об уволенном сотруднике.

Еще один случай, когда может потребоваться дополнительный лист, - сотрудник отсутствовал на работе, но не позвонил, не уточнил, по какой причине. В такой ситуации до сдачи табеля в бухгалтерию графу «Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца» можно оставить незаполненной. Если к моменту сдачи табеля работник не появился, не представил оправдательных документов, в табеле следует проставить отметку о неявке по невыясненным причинам — код НН или 30.

После того как работник представит оправдательные документы, например больничный лист, код НН нужно заменить кодом Б или 19. В этом случае к закрытому табелю прилагают дополнительный лист с точными сведениями по данному работнику.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Отработанный табель подшивается в специальные папки и по окончании года сдается архив, где он должен храниться не менее пяти лет. Если в компании вредные и опасные условия труда, то его следует хранить 75 лет (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Как считать выплаты работникам

Все коды в табеле учета рабочего времени делятся на две группы: оплачиваемые и неоплачиваемые.

К неоплачиваемым, например, относится код «В» - выходные и нерабочие праздничные дни. Для удобства список неоплачиваемых кодов мы привели в таблице ниже.

Таблица. Коды, которые не нужно оплачивать

* Работникам, принимающим участие в забастовке, за этот период зарплата не положена. Но коллективным договором, локальным нормативным актом могут быть предусмотрены компенсационные выплаты.

По оплачиваемым кодам из табеля учета рабочего времени бухгалтер определит, какую выплату нужно рассчитать. Для каждой выплаты установлен свой порядок расчета. Для удобства мы составили таблицу, в которой вы найдете список самых распространенных оплачиваемых кодов и порядок расчета выплат по каждому коду.

Таблица. Порядок расчета выплат по оплачиваемым кодам

Для того чтобы выплачивать зарплату своим работникам без ошибок, необходимо знать, как в компании правильно заполнять табель учета рабочего времени. Это подразумевает осуществление контроля своевременного прихода на работу, ухода с работы, а также проведенного на работе времени. Наниматель обязан фиксировать все эти данные, вне зависимости от того, как много работников трудится у него в штате. Работодатель следит за количеством часов и дней, которые фактически были отработаны.

Какие требования предъявляются к заполнению

Особых требований к ведению табеля нет. Важно, чтобы в нём отсутствовали ошибки и были указаны все данные. В остальном - это может быть и разработанная государственной организацией форма, и собственная форма компании. Табель обязательно содержит именной перечень сотрудников всего предприятия или отдельной его части. Заполняется в алфавитном порядке.

Должны быть отражены:

• рабочие дни,
• выходные,
• больничные,
• отпуск.

Существуют две основные методики ведения документации. Первый метод заключается в том, чтобы отмечать любое присутствие и отсутствие сотрудника на рабочем месте. Второй же - подразумевает, что отмечаются только отклонения от нормированного поведения работника. Как удобнее, так работодатель и будет вести учет времени. Многие предприятия разрабатывают собственные нормы ведения табеля учета рабочего времени, т.к. на государственном уровне их нет.

Кто отвечает за отчетность

Обычно за заполнение табеля отвечает специальный сотрудник, который и должен знать, как заполнять табель учета рабочего времени. Табель ведется в единственном экземпляре, существование копий не допускается. Единственное исключение - ведение учета в электронном и бумажном виде одновременно, но фиксирование данных только в электронном виде запрещено. На компьютере можно вести табель учета рабочего времени в excel или при помощи специальной программы в 1C.

Правила заполнения

Каждому работнику предприятия назначается собственный табельный номер, под которым он фиксируется во всех документах. Самовольное удаление и внесение работников в перечень запрещено. Это производится только после издания соответствующих локальных документов. Например, приказов об увольнении.

Если предприятие использует для учета времени работников программное обеспечение 1С, то можно не назначать сотрудникам табельные номера. Учет времени происходит автоматически с использованием идентификационных номеров, присвоенных программой самостоятельно.

Читайте также Режим работы у медицинских работников, продолжительность рабочего времени

В табеле указываются все работники, в том числе:

• принятые на сезонную работу,
• учащиеся с оплатой труда,
• временные работники.

Если оформление работника было по гражданско-правовому договору, то его не требуется вносить в табель.

Открывается табель первым числом каждого месяца. В последний же день необходимо произвести подсчет всех отработанных часов и дней. Каждый месяц бухгалтерия должна получать для обработки данных заполненный табель, заверенный подписью руководителя. Однако на предприятии могут быть установлены иные правила заверения данного документа. На основе полученных данных бухгалтеры высчитывают заработную плату, положенную сотрудникам за прошедший месяц. Обычно данные передаются два раза в месяц - для расчета аванса и основной заработной платы.

На титульном листе содержится перечень сокращений, которые используются при заполнении. Как составить сокращения и какой код выбрать - остается на усмотрение организации.

Данные, которые часто указывают неправильно:

1. ФИО сотрудника.
2. Должность сотрудника.
3. Праздничный день должен быть отмечен как нерабочий.
4. День перед праздником должен быть по продолжительности меньше на час.
5. Важно помнить, что продолжительность рабочей недели для большинства сотрудников не должна превышать 40 часов.
6. Каждую неделю должен быть предоставлен беспрерывный отдых на протяжении 42 часов. За превышение нормы работы, выявленной при проверке, нанимателя обязывают выплатить сотруднику компенсацию.

Общие требования к тому, как правильно заполнять табель учета рабочего времени

Подходят для заполнения по формам Т12 и Т13, разработанным Госкомстатом. Т12 - универсальная форма, а Т13 применяется на предприятиях, где стоят автоматические турникеты, фиксирующие время нахождения сотрудника на рабочем месте. Использовать эти конкретные формы необязательно. Предприятие может разработать свою специальную вариацию на основе этих прототипов, в зависимости от того, как удобнее работать самой организации. Составить табель проще всего, если взять за образец заполнения Т 12. Чаще всего применяются именно типовые документы, поскольку они разработаны в удобной форме. Вне зависимости от используемого шаблона бланка, существуют общие требования, предъявляемые ко всем вариантам. Удобнее разобрать их на примере.

1. В шапке листа прописывается наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами, а также указывается подразделение, к которому относятся работники, указываемые в табеле.
2. Указывается ОКПО.
3. Необходимо указать дату, когда был заполнен документ. Это должно быть последнее число месяца.
4. Указывается номер документа.
5. Отчетный период - срок, за который рассчитывается зарплата.
6. Данные сотрудников вносятся в соответствии с приказами о зачислении на работу.
7. В столбцах 4 и 6 ведется учет отработанного сотрудником времени, а в 5 и 7 - осуществляется промежуточный и итоговый подсчеты часов для расчета заработной платы.
8. Заполняется ежедневно.
9. Все остальные столбцы должны заполняться только по истечении расчетного месяца.
10. Для итогового подсчета важны только отработанные дни.
11. В 14 столбце указывается количество дней, когда работник не явился на работу, а в 15 - причина, по которой это произошло.
12. В 17 графе указывается количество выходных, положенных по закону, с учетом праздничных дней.
13. Документ может быть подписан директором организации или сотрудником отдела кадров.
14. Все данные в табель заносятся только на основании соответствующих приказов, выпущенных на предприятии. Если сотрудника привлекали к работе сверхурочно, об этом должен быть выпущен документ. Если он был на больничном, то должен предоставить листок о нетрудоспособности. При отсутствии документов, подтверждающих причины неявки на работу, в соответствующей графе проставляется НН.
15. Существует 36 различных кодов для указания причин отсутствия сотрудника на работе или особенностей трудового дня. Применяемые для заполнения коды не учитывают все ситуации, возникающие в рабочем процессе. Из-за этого может возникнуть путаница.
16. Особенности заполнения табеля при сменной работе: на локальном уровне составляется документ, регулирующий сменность. В нем указывается продолжительность и частота смен.
17. При увольнении сотрудника для него приходится заводить специальный дополнительный табель, поскольку закон обязывает рассчитать его заработную плату в последний рабочий день, а он может не совпадать с последним днем месяца.

Важно! Информация, содержащаяся в табеле, помогает также мотивировать и подтверждать наложенные на сотрудника взыскания. Нужно только правильно заполнить документацию.

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

• учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
• контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

• табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
• подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
• после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

• 8 цифр для юрлиц;
• 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

• Номер документу присваивается по порядку.
• Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

• Порядковый номер в табеле.
• Фамилия и должность работника.

• Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

• В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

• В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

• Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

• В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

• какой именно вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Отсутствие на рабочем месте:

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/):

Заполненный образец табеля рабочего времени